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25 de Maio de 2024

Tempo é poder: para onde vão as horas "desperdiçadas" em um escritório de advocacia

Publicado por Blog do Jusbrasil
há 4 anos

O bordão “tempo é dinheiro” se torna ainda mais real quando estamos conversando sobre escritórios de advocacia, afinal, o advogado é remunerado por sua hora trabalhada. Nessa semana, mapeei as principais preocupações relacionadas ao assunto desperdício de tempo dentro do ambiente legal. Espero que trazer a discussão para a comunidade Jusbrasil nos auxilie a pensar, juntos, em estratégias efetivas para garantir o melhor uso do tempo no ecossistema legal.

Inimigo número 01 - o temido retrabalho

Muitas vezes, trabalhando com advocacia, recebo uma nova tarefa que tenho certeza já ter feito antes - se não fiz a mesma coisa, sei que fiz ao menos algo muito parecido. Por ser muito mais difícil começar do zero do que ter um modelo para me basear, lá vou eu explorar todo o submundo das pastas do meu computador atrás do "documento X".

Apenas nesse fluxo de falta de organização interna, já sofro com um gasto de tempo irrecuperável. Se não consigo encontrar o documento, então enfrento outro desafio: terei que realizar outra pesquisa do zero, sobre um tema que já devo ter mapeado em algum momento passado.

Essa historinha toda para nos mostrar a importância da padronização como forma de gestão legal. Fato é que um bom modelo de organização interna, com uma lógica padrão para salvar e diferenciar arquivos por meio de palavras-chave, eu me poupo de ter que passar pelo mal do retrabalho: fazer, novamente, algo que tenho certeza que já fiz.

Inimigo número 02 - modelos perigosos

Por mais que eu tenha um banco de modelos padronizado - seja de peças que eu mesma fiz no passado, ou de pesquisas jurídicas que me custaram um tempo para achar a jurisprudência perfeita para o caso, eu sempre corro um risco imperdoável: a desatualização.

O mundo jurídico está em constante transformação, e é uma necessidade que o advogado contemporâneo esteja sempre atualizado. Importante que a gente saiba, portanto, se uma lei foi revogada, ou se há um novo entendimento sumulado que pode mudar a base da minha argumentação jurídica.

Um risco que temos ao usar modelos facilmente encontrados na Internet é justamente esse: muitas vezes, estamos usando peças antigas, que há muito tempo ninguém se importa em atualizar. Na ânsia de completar o trabalho, alguns errinhos podem passar despercebidos.

Mesmo que o profissional mais atento perceba esses erros, seu tempo vai ser consumido pelo inimigo número 01 do tempo: o retrabalho. Assim, ele terá que checar as informações, procurar jurisprudência atualizada, e aperfeiçoar constantemente um trabalho que, tecnicamente, já estava pronto.

Inimigo número 03 - dificuldades de formatação e falta de atenção andam juntos

Por último, mas não menos importante, aquele que foi definido pelos meus colegas como a parte mais exaustiva da entrega de um trabalho jurídico: a formatação de documentos.

Faz sentido que um profissional procure sempre se atualizar, verifique a jurisprudência mais atualizada para o seu caso, e acompanhe as últimas decisões de Tribunais Superiores sobre o seu caso. Toda essa pesquisa jurídica é dispendiosa, e muitas vezes nosso tempo como advogadas e advogados é tão consumido com a formatação de documentos que não conseguimos nos dedicar inteiramente ao conteúdo.

Pense o seguinte: fonte padronizada em todo o texto, cabeçalho e pé de página identificados com as informações do escritório, citações e recuos uniformizados em todo o corpo do texto, página de rosto com endereçamento correto, e qualificação das partes com todos os dados conferidos e encaixados no modelo inicial. Dor de cabeça, não é?

Se atentar para todas essas coisas é um enorme trabalho, e, ainda assim, é um trabalho de extrema importância. Isso porque uma peça processual com aparência “limpa” e organizada aumenta as nossas chances de receber uma decisão favorável. A tarefa de uniformização e limpeza da peça, por ser de menor complexidade intelectual, normalmente é aquela que mais permite deslizes: um copiaecola que dá errado, a informação de outro caso que acaba sem substituição no texto final, todos esses são erros comuns e que prejudicam a entrega de um trabalho perfeito, em tempo hábil.

Por que é importante pensarmos nos “consumidores de tempo” dos escritórios de advocacia?

Todas as informações que apresentei nesse texto foram reunidas de entrevistas que fiz com alguns amigos que trabalham na área de advocacia, algumas pesquisas inventivas na Internet, e com base na minha própria experiência trabalhando em um escritório que lidava com demandas repetitivas.

Acho importante trazer esse tipo de preocupação para a comunidade do Jusbrasil para que possamos pensar, juntos, em estratégias de combate aos inimigos do tempo e da eficiência.

A padronização dos nomes de documentos produzidos, a organização do fluxo de trabalho, e a criação de um banco de palavras-chave a serem utilizadas como ‘marcadores’ para facilitar que eu encontre documentos antigos têm me ajudado muito na gestão de meus próprios processos e na forma otimização do meu tempo na advocacia.

Agora conta pra gente: quais são seus maiores inimigos do tempo na gestão jurídica, e o que você tem feito para contorná-los?

Texto de Manu Halfeld

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