Página 23 da Executivo Caderno 1 do Diário Oficial do Estado de São Paulo (DOSP) de 10 de Maio de 2018

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PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO

(em anos)

ATIVIDADES

ATIVIDADES DOCUMENTOS OBSERVAÇÕES

Unidade com

Unidade Guarda

atribuições de Eliminação

Produtora Permanente

Arquivo

Decreto, estatuto, código,

regulamento, regimento, instrução

001.02.01

001.01.01.001 vigência – F

001.01.01 normativa, norma, resolução,

Formulação de

Elaboração de atos deliberação, portaria

diretrizes e metas de

normativos

ação

001.01.01.002 Processo de elaboração de ato

vigência – F

normativo

001.01.02.001 Alvará de funcionamento vigência – F

Certificado de matrícula no Lei Federal n. 8.212/1991, art. 49, § 2 ; Lei

001.01.02.002 vigência – F

Cadastro Específico do INSS - CEI Federal n. 11.941/2009, art. 26.

Comprovante de atualização de

Lei Federal n. 8.212/1991, art. 67; Decreto

001.01.02.003 dados no Cadastro Nacional do vigência – F

Federal n. 97.936/1989.

Trabalhador - CNT

Comprovante de inscrição e de

situação cadastral no Cadastro vigência Instrução Normativa SRF n. 200/2002,

001.01.02.004 – F

Nacional de Pessoa Jurídica - art. 19.

CNPJ

001.01.02

Habilitação jurídica Comprovante de inscrição Lei Mun cipal n. 8.809/1978, arts. 3 e 4 ;

e regularização 001.01.02.005 no Cadastro de Contribuinte vigência – F Lei Mun cipal n. 11.085/1991, art. 3 .

fiscal dos órgãos e Mobiliário - CCM

entidades Comprovante de inscrição no Lei Estadual n. 6.374/1989, arts. 7 , 16 e 19;

001.01.02.006 Cadastro de Contribuintes do vigência – Regulamento do ICMS-RICMS/2000, arts. 19

F

ICMS e 26.

Comprovante de inscrição no

Portaria MTE n. 03/2002, art. 2 .

001.01.02.007 Programa de Alimentação do vigência – F

Trabalhador - PAT

001.02.02 Execução,

Comprovante de matrícula na Lei Federal n. 8.934/1994, art. 32; Decreto

001.01.02.008 vigência – F

acompanhamento

Junta Comercial Federal n. 1.800/1996, art. 36.

e avaliação de

Processo de cadastramento no

atividades

001.01.02.009 Fundo de Garantia por Tempo de vigência – F Lei Federal n. 8.036/1990.

Serviço - FGTS

Convênio, termo de cooperação,

001.01.03.001 acordo, protocolo de intenções, vigência 5 F

termo de parceria

Processo de dissídio coletivo de

001.01.03 001.01.03.002 55 F Lei Federal n. 4.725/1965.

trabalho

Formalização de

acordos bilaterais Trata-se da formalização e da execução de

convênio, termo de cooperação, acordo,

Processo de formalização e

001.01.03.003 vigência 5 F protocolo de intenções, termo de parceria. A

execução de acordo bilateral

vigência encerra-se com o término do acordo

bilateral.

PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO

(em anos)

ATIVIDADES DOCUMENTOS OBSERVAÇÕES

Unidade com

Unidade Guarda

atribuições de Eliminação

Produtora Permanente

Arquivo

Expediente de acompanhamento A vigência esgota-se com o término das fases

001.01.04.001 vigência 3

F

de ação judicial recursal e executória.

Expediente de atendimento de Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art.

001.01.04.002 requisições, ordens judiciais ou vigência 10 F 205. A vigência esgota-se com o atendimento de

administrativas requisições, ordens judiciais ou administrativas.

Ficha de acompanhamento de vigência

001.01.04.003 – F

ação judicial

A vigência esgota-se com o término das fases

Livro de controle de ações

001.01.04.004 vigência 2 F recursal e executória das ações judiciais em

judiciais

andamento.

O prazo de guarda alcança dois mandatos

para justificar a propositura ou não propositura

vigência da ação, viabilizando o reaproveitamento do

001.01.04.005 Minutas de petições iniciais 10 F

trabalho. Em proposta a ação, a minuta integrará

o Expediente de acompanhamento de ação

judicial.

Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário

Expediente de acompanhamento

Nacional), arts. 173 e 174. A vigência esgota-001.01.04.006 de acordo judicial ou vigência 5 F

se com o pagamento ou com o rompimento do

extrajudicial

acordo.

Expediente de consulta da dívida Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil),

001.01.04.007 11 0 F

ativa art. 205.

Livro de repositório para defesa A vigência esgota-se com o encerramento do

001.01.04.008 vigência 20 F

judicial do Estado livro.

001.01.04 A vigência esgota-se com o encerramento do

001.01.04.009 Livro de teses de defesa vigência 2 F

Acompanhamento livro.

e instrução de

ações judiciais e Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário

administrativas Processo administrativo de Nacional), arts. 168, 173 e 174; Decreto

001.01.04 001.01.04.010 alegação de pagamento da vigência 5 F Federal n. 20.910/1932, art. 1 . A vigência

Acompanhamento dívida ativa esgota-se com o trânsito em julgado da decisão

e instrução de administrativa.

ações judiciais e

administrativas Processo administrativo de Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art.

001.01.04.011 alegação de parcelamento da vigência 10 F 205. A vigência esgota-se com o trânsito em

dívida ativa julgado da decisão administrativa.

Processo administrativo de Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art.

001.01.04.012 cancelamento de inscrição de vigência 10 F 205. A vigência esgota-se com o trânsito em

débito na dívida ativa julgado da decisão administrativa.

Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art.

Processo administrativo de pedido

001.01.04.013 vigência 10 F 205. A vigência esgota-se com o trânsito em

de parcelamento da dívida ativa

julgado da decisão administrativa.

Processo administrativo de Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil), art.

001.01.04.014 reinscrição de débito na dívida vigência 10 F 205. A vigência esgota-se com o trânsito em

ativa julgado da decisão administrativa.

Processo administrativo Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário

de retificação de guia de Nacional), arts. 168, 173 e 174; Decreto Federal

001.01.04.015 arrecadação de receita para vigência 5 F n. 20.910/1932, art. 1 . A vigência esgota-se com

débitos inscritos na dívida ativa o trânsito em julgado da decisão administrativa.

Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário

Processo administrativo de Nacional), arts. 168, 173 e 174; Decreto

001.01.04.016 substituição de Certidão da vigência 5 F Federal n. 20.910/1932, art. 1 . A vigência

Dívida Ativa - CDA esgota-se com o trânsito em julgado da decisão

administrativa.

Lei Federal n. 5.172/1966 (Código Tributário

Processo administrativo de Nacional), arts. 168, 173 e 174; Decreto

001.01.04.017 verificação de pagamento da vigência 5 Federal n. 20.910/1932, art. 1 . A vigência

F

dívida ativa esgota-se com o trânsito em julgado da decisão

administrativa.

PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO

(em anos)

ATIVIDADES DOCUMENTOS OBSERVAÇÕES ATIVIDADES

Unidade com

Unidade Guarda

atribuições de Eliminação

Produtora Permanente

Arquivo

001.01.05.001 Despacho normativo vigência – F

001.01.05.002

Inativado, utilizar Parecer jurídico –– – –

001.01.05.005

001.01.05.003

Inativado, utilizar Parecer técnico –– – –

001.01.05.006

001.01.05

Elaboração de

001.01.05.004 Súmula vigência 2 F Lei Complementar Estadual n. 478/1986.

pareceres e

uniformização Documento produzido em duas vias. Uma via

da jurisprudência integra o documento composto e a outra via

administrativa 001.01.05.005 Parecer jurídico 1 2 F será destinada à guarda permanente. A guarda

permanente deve-se ao caráter doutrinário e 001.03.01 Controle

de compromissos

histórico.

oficiais

Documento produzido em duas vias. Uma via

integra o documento composto e a outra via

001.01.05.006 Parecer técnico 1 2 F será destinada à guarda permanente. A guarda

permanente deve-se ao caráter doutrinário e

histórico.

001.01.06.002 Leis 4 4 F

Livro de mensagens à Assembleia

001.01.06.002 44 F

Legislativa

001.01.06.003 Livro de vetos 4 4 F Constituição Estadual, art. 28 e 47.

Processo de estudo de projeto

001.01.06.004 44 F

de lei

001.01.06

Processo de indicação de

Assessoramento 001.01.06.005 4 – F

propostas

técnico-legislativo

001.01.06.006 Processo de projeto de lei vigência 4 F

001.03.02

Processo de proposta de emenda Publicidade de atos

001.01.06.007 vigência 4 F

constitucional oficiais

Processo de requerimento de

001.01.06.008 esclarecimentos sobre atos 4 – F Lei Federal n. 9.784/1999.

admin strativos ou normativos

PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO

(em anos)

DOCUMENTOS OBSERVAÇÕES

Unidade com

Unidade Guarda

atribuições de Eliminação

Produtora Permanente

Arquivo

001.02.01.001 Plano, programa ou projeto vigência 5F

Dossiê de elaboração de estudos A vigência esgota-se com o encerramento do

001.02.01.002 vigência 5F

e pesquisas estudo e/ou da pesquisa.

Dossiê de elaboração e execução A vigência esgota-se com o encerramento do

001.02.01.003 vigência 5F

de plano, programa ou projeto plano, programa e projeto.

001.02.02.001 Cronograma de atividades vigência 1F

Manual técnico, de A vigência esgota-se com a elaboração de um

001.02.02.002 vigência 2F

procedimentos ou do usuário novo manual.

Processo de constituição de

O documento é importante para a preservação

001.02.02.003 comissão, conselho ou grupo de vigência 5F

da memória institucional.

trabalho

Processo de prestação de contas Até a Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art.

001.02.02.004 anual ao Tribunal de Contas do aprovação 5F 41, § 1 . O documento é importante para a

Estado de São Paulo das contas preservação da memória institucional.

001.02.02.005 Proposta técnica vigência 1

F

Relatório anual de atividades do O documento é importante para a preservação

001.02.02.006 55

F

órgão, entidade ou empresa da memória institucional.

Lei Federal n. 8.666/1993, art. 67. Trata-se

Relatório de acompanhamento de cópia. A vigência encerra-se com o término

001.02.02.007 vigência 5F

de contrato do contrato. O documento original integra o

Processo de contratação.

Relatório de acompanhamento de

convênio, termo de cooperação, A vigência encerra-se com o término do acordo

001.02.02.008 vigência 5F

acordo, protocolo de intenções, bilateral.

termo de parceria

As informações constam do Relatório anual de

001.02.02.009 Relatório de atividades 5 –F

atividades do órgão, entidade ou empresa.

Até a Lei Complementar Estadual n. 709/1993, art.

001.02.02.010 Relatório de final de mandato - aprovação 5F 41, § 1 . O documento é importante para a

prestação de contas

das contas preservação da memória institucional.

Lei Federal n. 10.406/2002 (Código Civil),

art. 205; Decreto Estadual n. 57.500/2011;

Decreto Estadual n. 60.428/2014; Decreto

001.02.02.011 Processo de correição vigência 10F Estadual n. 61.035/2015; Decreto Estadual

n. 61.036/2015. A vigência esgota-se com o

término da apuração.

Trata-se de documento composto que tramita

Expediente de solicitação de para solicitar orientações técnicas ao órgão

001.02.02.012 vigência 10F

orientação técnica competente. A vigência esgota-se com a

conclusão da orientação técnica.

Trata-se de documento composto que acumula

001.02.02.013 Dossiê de orientação técnica 1 5F diversas orientações técnicas, as solicitações e

as respectivas respostas

Os relatórios de reunião relativos às atividades

001.02.02.014 Relatório de reunião 1 4F específicas deverão integrar o documento

principal.

PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO

(em anos)

ATIVIDADES DOCUMENTOS OBSERVAÇÕES

Unidade com

Unidade Guarda

atribuições de Eliminação

Produtora Permanente

Arquivo

Trata-se de cópia, pois o documento foi

001.02.03.001 Carta-resposta 2 –F

encaminhado ao interessado.

Lei Estadual n. 10.294/1999, art. 7 , XI. A

001.02.03.002 Código de ética vigência –F vigência esgota-se com a publicação de um

novo código.

Expediente de acompanhamento A vigência esgota-se com o término da apuração

001.02.03.003 vigência 2F

da reclamação ou sugestão ou com a prescrição criminal.

Ficha de acompanhamento de

As informações constam do Relatório anual de

001.02.03.004 reclamações ou sugestões em 1 –F

atividades da Ouvidoria.

ordem cronológica

Lei Estadual n. 10.294/1999, art. 18, § 2 .As Formulário de reclamação ou

001.02.03.005 2 –F reclamações ou sugestões também podem ser

sugestão sobre serviço público

encaminhadas por carta.

001.02.03.006 Lista de reclamações contra 1 5F Lei Estadual n.10.294/1999, art. 29, IX, § 2 .

órgãos públicos

001.02.03 Defesa

Ofício encaminhando

dos direitos de

001.02.03.007 reclamações ou sugestões à 4 –F

usuários do serviço

autoridade competente

público

A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. O parecer

pode integrar o Processo admin strativo para

001.02.03.008 Parecer da Ouvidoria vigência 2F

apuração de denúncias. A eliminação está

condicionada à inexistência de outros fatores determinantes de sua guarda.

Lei Estadual n. 10.294/1999, art. 12. A

Processo para apuração de

001.02.03.009 vigência 5F vigência esgota-se com o término da apuração

denúncias

ou com a prescrição criminal.

Lei Estadual n. 10.294/1999, art. 2 , parágrafo Quadro geral de serviços

001.02.03.010 4 –F único; Decreto Estadual n. 43.958/1999, art.

públicos prestados pelo Estado 6 .

Relatório de avaliação de Decreto Estadual n. 43.958/1999, art. 6 ,

001.02.03.011 15

F

serviços públicos parágrafo único.

Lei Estadual n.10.294/1999, art. 29, IX, § 2 .

001.02.03.012 Relatório estatístico de 1 5F

reclamações

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(em anos)

DOCUMENTOS OBSERVAÇÕES

Unidade com

Unidade Guarda

atribuições de Eliminação

Produtora Permanente

Arquivo

001.03.01.001 Agenda de compromissos oficiais 5 –F

001.03.01.002 Ata de reunião 2 –F

001.03.01.003 Ata de sessão 2 –F

001.03.01.004 Carta de representação vigência –F

O resultado da votação está registrada na Ata

001.03.01.005 Cédula de votação de conselheiro 2 –F

de sessão.

Comunicado agendando A vigência esgota-se com a realização da

001.03.01.006 vigência –F

audiência audiência.

A vigência esgota-se com a realização do

001.03.01.007 Convite recebido vigência –F

evento.

001.03.01.008 Mala direta vigência –F

Ofício autorizando funcionário

001.03.01.009 ou servidor a conceder entrevista 4 –F

à imprensa

001.03.01.010 Ofício convocando para reunião 4 –F

Ofício solicitando agendamento

001.03.01.011 4– F

de audiência

A vigência esgota-se com o cumprimento dos

001.03.01.012 Pauta de compromissos vigência –F

compromissos.

vigência O documento poderá ser eliminado se suas

001.03.01.013 Pauta de reunião –F

informações constarem na Ata de reunião.

001.03.01.014 Registro de convites recebidos 2 –F

Formulário de encaminhamento

A vigência esgota-se com a publicação da

001.03.02.001 de matéria para publicação no vigência –F

matéria.

Diário Oficial do Estado

Lista de códigos de identificação A vigência esgota-se com a atualização do

001.03.02.002 vigência –F

e autorização documento.

Matéria para publicação no A vigência esgota-se com a publicação da

001.03.02.003 vigência –F

Diário Oficial do Estado matéria.