Página 67 da Seção 1 do Diário Oficial da União (DOU) de 15 de Abril de 2019

Diário Oficial da União
há 2 anos
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5.2. Ao capturar documentos externos para o SEI, deverá ser utilizado formato PDF/A -Portable Document Format/Archive.

5.2.1. A Coordenação-Geral de Gestão Documental e Serviços Gerais e a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação deEnirão o limite do tamanho individual de arquivos capturados para o SEI como documentos externos.

5.2.2. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo serão gravados em formato de compressão, que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo sua inteligibilidade, a Em de garantir que os arquivos não ultrapassem o limite de que trata o item 5.2.1.

5.2.3. Deverá ser evitada a replicação de registros já existentes a Em de não sobrecarregar o banco de dados do sistema.

5.2.4. A remissão a documentos e processos deve ser feita por meio das funções "Link SEI" ou "Relacionamentos do Processo".

5.2.5. Os documentos arquivístícos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o item 5.2.1 serão mantidos em mídia digital, identiEcada no processo com tipo de documento especíEco e arquivada na unidade responsável pelo processo correspondente, para posterior transferência ao Arquivo Central.

6. DA RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS, DA CAPTURA PARA O SEI E DA DIGITALIZAÇÃO

6.1. Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico serão capturados para o SEI observando os seguintes procedimentos:

a) veriEcar se o documento é destinado ao Ministério da Justiça e Segurança Pública, se o invólucro encontra-se íntegro e se será objeto de digitalização para o SEI;

b) averiguar se o documento recebido é original, cópia autenticada em cartório ou cópia simples;

c) identicar E se o documento é oEcial ou particular, ostensivo ou sigiloso, ordinário ou urgente, fazendo a separação conforme especicações E para que sejam adotados os procedimentos específicos;

d) vericar E se o documento recebido já possui NUP de outro órgão do Poder Executivo Federal;

e) registrar o documento no SEI, anotando no canto superior direito da primeira página o seu número de registro no SEI e o NUP;

f) digitalizar o suporte físico em sua integralidade, gerando uma el E representação digital em formato PDF, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi, preferencialmente em tons de cinza e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR;

g) capturar o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI, informando a data de produção do documento e a identiEcação adequada do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação pertinente;

h) conferir e autenticar no SEI o arquivo digital resultante da digitalização. Este procedimento deve ser feito por servidor público, por meio de sua assinatura digital com emprego de certiEcado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, que procederá ao arquivamento da via física no arquivo setorial ou no Arquivo Central; e

i) tramitar o processo para a unidade de destino por meio do SEI.

6.1.1. Em caso de indisponibilidade do sistema, os documentos recebidos serão carimbados com a data e hora de recebimento pelo Ministério da Justiça e Segurança Pública.

6.1.2. Serão autuados como novos processos no SEI os documentos avulsos de procedência externa que não possuam referência expressa ao número de processo já

existente ou se reram a processo ou documento físico ainda não convertidos para processo E

eletrônico.

6.1.3. Processos de procedência externa recebidos em suporte físico serão protocolizados no SEI com NUP próprio do Ministério da Justiça e Segurança Pública, exceto se já possuírem, quando deverão ser digitalizados e capturados para o SEI mantendo o NUP do órgão ou entidade do Poder Executivo Federal de origem.

6.1.4. O documento, avulso ou processo, recebido de órgão ou entidade não

integrante da Administração Pública Federal receberá um NUP e a identicação de origem, E

se houver, será mantida como referência;

6.1.5. Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, devidamente justiEcados, a digitalização de processos ou documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até cinco dias úteis, contados da data de seu recebimento no Ministério da Justiça e Segurança Pública.

6.1.6. As correspondências e os documentos externos recebidos pela Divisão de Protocolo, da Coordenação de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos e Serviços Gerais da Subsecretaria de Administração da Secretaria-Executiva, serão abertos e capturados para o SEI, ressalvados aqueles que sejam sigilosos.

6.1.7. Nos casos em que for impossível ou inviável a digitalização devido às características intrínsecas do suporte ou mau estado de conservação do documento e quando se tratar de documento digital superiores à capacidade de carregamento do SEI, será possível a tramitação em suporte físico do original ou a guarda para consulta na unidade responsável pelo cadastramento.

6.1.8. Os documentos mencionados no item 6.1.7 deverão ser informados nos respectivos processos mediante despacho, no local onde deveriam ser inseridos no SEI, o qual deve registrar se o documento está sendo tramitado fisicamente ou armazenado para consulta.

6.2. Os documentos de procedência interna em suporte físico serão capturados para o SEI observando a sequência dos procedimentos:

a) vericar se o documento a ser digitalizado possui ou não registro no sistema E

MJDoc;

b) digitalizar o suporte físico em sua integralidade, gerando uma el E representação digital em formato PDF/A, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi, preferencialmente em tons de cinza e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR;

c) capturar o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI, informando a indicação da real data do documento e a identificação adequada do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação pertinente;

d) conferir e autenticar no SEI o arquivo digital resultante da digitalização. Este procedimento deverá ser feito por servidor público, por meio de sua assinatura digital com emprego de certiEcado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil. A documentação física Ecará sob a custódia da unidade responsável pelo registro que procederá posteriormente a transferência ao Arquivo Central;

e) inserir o relatório completo de trâmite do sistema MJDoc em formato PDF, quando se tratar de documento anteriormente registrado por aquele sistema; e

f) tramitar processo para a unidade de destino por meio do SEI.

6.2.1. Em se tratando de documento avulso interno, que não possua NUP, o processo eletrônico a ser aberto no SEI deve seguir a numeração automática do sistema.

6.3. Não deverão ser objeto de digitalização nem capturados para o SEI, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

a) jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizem documentos arquivísticos; e

b) correspondências pessoais.

6.3.1. As correspondências e encomendas de caráter particular não serão consideradas documentos arquivísticos e, portanto, não serão recebidas pelo Ministério da Justiça e Segurança Pública.

6.3.2. Documentos que possuam indicação de classicação da informação nos E

graus de RESERVADO, SECRETO e ULTRASSECRETO, conforme estabelecido no art. 25 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, não serão capturados para o SEI em nenhuma circunstância.

7. DA CONVERSÃO DE PROCESSO FÍSICO PARA DIGITAL

7.1. A conversão de processos em suporte físico para eletrônico obedecerá aos seguintes procedimentos:

a) instruir e digitalizar o processo físico de acordo com o disposto nesta Norma e os normativos referentes de gestão documental em suporte físico;

b) digitalizar a frente e o verso das folhas do processo, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo "Em Branco", por não apresentar conteúdo;

c) cada volume do processo deverá ser digitalizado separadamente, assim terá seu próprio representante digital;

d) caso o processo possua mídia sicamente juntada, E seu conteúdo será

compactado em um único arquivo e capturado para o SEI;

e) em se tratando de processos que já possuem registro no sistema MJDoc, deve-se inserir o relatório completo do registro do processo do sistema MJDoc em formato PDF, após os arquivos resultantes da digitalização;

f) o inteiro teor do processo físico e seus arquivos serão transferidos para o SEI na seguinte ordem:

I - arquivos PDF/As da digitalização das partes públicas de cada volume do processo;

II - arquivos de mídia porventura existentes, na sequência em que foram juntados no processo em suporte físico, independente da indicação do nível de acesso; e

III - arquivo PDF do relatório completo do sistema MJDoc.

g) o primeiro documento gerado no SEI, logo após a captura dos arquivos de que trata o subitem f, do item 7.1, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, assinado pelo servidor responsável pela conversão, indicando:

I - o número do processo objeto da conversão e seu interessado;

II - a informação do encerramento da tramitação do processo em suporte físico, sendo vedada qualquer juntada física de novos documentos, para, a partir de então, ter continuidade de sua tramitação somente por meio do SEI;

III - a informação do número da folha em que se encerrou a tramitação do processo em suporte físico, bem como a quantidade de volumes e de mídias que o compõe;

IV - a informação sobre os arquivos resultantes da sua digitalização capturados para o SEI, devendo constar o número de arquivos referentes aos volumes, aos apartados sigilosos e ao conteúdo das mídias;

V - a unidade responsável pela conversão; e

VI - a data na qual se deu a conclusão do procedimento de conversão. h) o Termo de Encerramento de Trâmite Físico deverá ser impresso e inserido também no processo físico, antes de seu arquivamento.

7.1.1. O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI com seu Número Único de Protocolo - NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito VeriEcador, e mantendo o mesmo interessado e data de autuação do processo.

7.1.2. Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão ser arquivados nos setores com a atribuição de arquivo setorial das unidades administrativas, onde aguardarão a sua transferência ao Arquivo Central.

7.1.3. Os processos apensados Esicamente devem ser capturados de forma individual, devendo, após a conversão, proceder ao relacionamento entre os processos no SEI.

7.2. Qualquer processo ou documento avulso em suporte físico pode ser convertido para eletrônico diretamente pelas unidades administrativas competentes, observando os procedimentos de conversão dispostos nesta Norma.

7.2.1. As unidades administrativas poderão demandar apoio à Divisão de Protocolo, para a conversão de processos em suporte físico para eletrônico, desde que os processos encaminhados estejam em conformidade com o disposto na normatização afeta à instrução processual em suporte físico e nesta Norma.

7.3. Em casos de desconformidade, os processos serão devolvidos para a área demandante.

8. DA ASSINATURA ELETRÔNICA

8.1. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:

a) assinatura digital, baseada em certicado digital emitido por Autoridade E

Certificadora credenciada junto à ICP-Brasil; e

b) assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.

8.1.1. As assinaturas digitais e cadastradas são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

9. DA MOVIMENTAÇÃO E DO ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS

9.1. Os registros de entrada e saída de processos no âmbito das unidades administrativas deverão ser realizados por meio do SEI.

9.1.1. Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral poderão ser tramitados diretamente para a unidade destinatária.

9.1.2. A tramitação de processos no SEI deverá ser realizada exclusivamente por meio da função "Enviar Processo", não sendo permitido o uso de recursos substitutivos como o envio de documento por correio eletrônico.

9.2. Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente:

a) o seu adequado direcionamento; ou,

b) a sua devolução ao remetente.

9.3. Poderão ser criadas no SEI unidades de uxo de trabalho para recebimento E

e trâmite, correspondentes a atividades que gerem demandas expressivas de movimentação de processos, as quais devem ser vinculadas a uma unidade administrativa.

9.3.1. As unidades referidas no caput receberão o NUP da unidade administrativa a qual são vinculadas.

9.3.2. Os dirigentes dos gabinetes dos órgãos deverão formalizar solicitações de

criação de unidades de uxo de trabalho à Coordenação de Documentação e Informação da E

Coordenação-Geral de Gestão Documental e Serviços Gerais da Subsecretaria de Administração da Secretaria-Executiva.

10. DO ENVIO E DA EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS PARA OUTROS ÓRGÃOS

10.1. O envio de documentos ociais E para outros órgãos públicos será feito preferencialmente pela funcionalidade de envio externo de processo e em caso de insucesso ou impossibilidade, deve-se optar pela disponibilização de acesso externo ao processo a partir do SEI ou e-mail, com a inserção da confirmação de recebimento, registrada nos andamentos do processo.

10.1.1. A expedição de documentos e processos em suporte físico deverá ser realizada pela Divisão de Protocolo, observando o disposto na Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, do Ministério da Justiça e Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

10.2. O envio de documentos oEciais para pessoas físicas e jurídicas será efetivado em meio eletrônico, ressalvadas as situações de:

a) inviabilidade técnica;

b) indisponibilidade do sistema em que o prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo; ou

c) exceção prevista em instrumento normativo próprio.

10.3. Os comprovantes de recebimento de documentos expedidos deverão ser inseridos no respectivo processo no SEI para eventual necessidade de verificação de entrega.

11. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO E DO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS FÍSICOS

11.1. O encerramento do processo no SEI ocorrerá nas seguintes situações:

a) por deferimento ou indeferimento do pleito;

b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou

c) por decisão motivada de autoridade competente.

11.1.1. Havendo mais de um interessado, o fato descrito no subitem b, do item 11.1, não prejudicará o prosseguimento do processo para os demais.

11.1.2. O processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente.