Página 142 do Diário Oficial do Estado do Mato Grosso (DOEMT) de 9 de Setembro de 2020

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1. A unidade poderá solicitar o redimensionamento ou exclusão de

itens do Plano Anual de Aquisições, mediante justificativa, quando não for

possível prever, total ou parcialmente, a necessidade da contratação no

momento da elaboração do Plano Anual de Aquisições - PAA. Tal pedido

deverá ser encaminhado à Autoridade Superior.

CAPÍTULO III - PROCEDIMENTOS DA AUTORIDADE SUPERIOR

1. Compete à Autoridade Superior:

a) Analisar o Plano Anual de Aquisições no prazo de 10 (dez) dias

úteis após o seu recebimento

b) Aprovar os itens constantes no Plano Anual de Aquisições -PAA, ou, se necessário, devolvê-los para a Gerência de Compras

para realizar adequações junto à unidade requisitante, observada

a data limite de aprovação em um prazo de 10 (dez) dias úteis.

c) Aprovar o Plano Anual de Aquisições, encaminhando-o posteriormente à Gerência de Compras para providências quanto a sua

publicação.

d) Autorizar e aprovar quaisquer alterações do Plano Anual de

Aquisições, observados os requisitos presentes nas regras gerais,

no prazo de 10 (dez) dias úteis.

e) Alterar os prazos do cronograma do Plano Anual de Aquisições

por meio de ato administrativo, a fim de conciliar aos prazos de

elaboração das propostas orçamentárias.

CAPÍTULO IV - PROCEDIMENTOS NA GERÊNCIA DE COMPRAS

A - QUANDO DA REALIZAÇÃO DO PLANO ANUAL DE AQUISIÇÕES

1. Compete à Gerência de Compras, até o dia 10 de janeiro de cada ano,

iniciar o Plano Anual de Aquisições, solicitando às Unidades Requisitantes via e-mail a mensuração da demanda, por meio do preenchimento do

Plano de aquisições DPE no Sistema Administrativo.

2. A Gerência de Compras deverá analisar a conformidade das demandas

encaminhadas pelas Unidades Requisitantes, atentando para os seguintes

aspectos:

a) Preenchimento da modalidade licitatória prevista para a aquisição

de cada um dos materiais;

b) Definição do método para estimativa de preço;

c) Delimitação do prazo de entrega dos Estudos Preliminares de

cada aquisição;

d) Agregação, sempre que possível, de demandas referentes a

objetos de mesma natureza;

e) Adequação e consolidação do Plano Anual de Aquisições,

analisando de maneira criteriosa o quantitativo estimado pelas

unidades. Observando as discrepâncias, utilizando como base

comparativa as unidades de mesmo porte, como suporte para

melhor definição do quantitativo a área técnica (CTI, CAS, CIF);

f) Construção do Calendário Anual de Aquisições, observando a

data desejada para compra ou contratação e se há vinculação ou

dependência com a contratação de outro item para sua execução,

visando a determinar a sequência em que os respectivos procedimentos licitatórios serão realizados.

3. A Gerência de Compras deverá consolidar as demandas no prazo de 10

(dez) dias úteis contados do recebimento de todas as demandas e, se de

acordo, enviá-las para aprovação da Autoridade Superior da Defensoria

Pública do Estado de Mato Grosso ou a quem este delegar via protocolo

eletrônico.

4. Caso a Autoridade Superior entenda necessária a realização de ajustes,

a Gerência de Compras deverá realiza-las em até 05 (cinco) dias úteis,

momento em que será reenviado à Unidade Requisitante para ciência e

revisão das necessidades e quantidades no prazo de 10 (dez) dias úteis.

Posteriormente, a Gerência de Compras deverá submeter as alterações à

autoridade para avaliação/reavaliação, no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

5. Publicar em 05 (cinco) dias úteis o Plano Anual de Aquisições no site Institucional, a contar da ciência quanto à aprovação por parte da Autoridade

Superior, e enviar à Unidade de Apoio à Gestão Estratégica até 30 de abril

do exercício corrente para execução no ano subsequente.

6. Monitorar os prazos definidos para apresentação do PAA e notificar as

Unidades caso necessário.

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG - Imprensa Oficial - IOMAT Oficialização de Demandas, a Gerência de Compras gerará um relatório e o encaminhará ao Defensor Público-Geral, indicando as Unidades que deixaram de cumprir com as obrigações previstas nesta Instrução.

B - QUANDO DOS PROCEDIMENTOS PARA ALTERAÇÃO DO PLANO ANUAL DE AQUISIÇÕES

1. A Gerência de Compras Poderá incluir, excluir, redimensionar ou atualizar para complementação da necessidade da contratação quantidade e valores de itens do Plano Anual de Aquisições, nos seguintes momentos:

a) Nos períodos de 1º a 30 de dezembro do ano de elaboração do Plano Anual de Aquisições, visando à sua adequação à proposta orçamentária da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso; b) Na quinzena posterior à aprovação da Lei Orçamentária Anual, o Plano Anual de Aquisições deverá sofrer alterações para adequar ao orçamento devidamente aprovado para o exercício.

c) A qualquer momento poderá ser feito o redimensionamento ou exclusão de itens do Plano Anual de Aquisições, mediante justificativa, quando não for possível prever, total ou parcialmente, a necessidade da contratação, no momento da elaboração do PAA.

C - QUANDO DOS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE DA FASE DE EXECUÇÃO DO PLANO ANUAL DE AQUISIÇÕES

1. Na execução do Plano Anual de Aquisições a Gerência de Compras deverá observar se as demandas recebidas constam na listagem do Plano Anual de Aquisições vigente.

2. Por meio do Calendário Anual de Aquisições será realizado o controle e acompanhamento dos prazos de procedimentos de aquisição, devendo alertar a unidade responsável por qualquer atraso na fase de elaboração do Estudo Técnico Preliminar e do Termo de Referência.

VII - DISPOSIÇÕES FINAIS

1. Os esclarecimentos adicionais e casos omissos serão dirimidos pela Gerência de Compras, que poderá expedir as normas complementares, bem como disponibilizar em meio eletrônico as informações adicionais.

2. Integram esta Instrução Normativa os seguintes documentos:

 Anexo I - Matriz de Riscos e Controles.

Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Cuiabá/MT, 08 de setembro de 2020.

Thereza Cristina Sales Peres Érick Rocha Said

Coordenadora de Aquisições e Contratos Gerente de Compras

Clodoaldo Aparecido Gonçalves de Queiroz

Defensor Público Geral da Defensoria Pública do Estado de Mato

Grosso

(original assinado)

ANEXO I - MATRIZ DE RISCOS E CONTROLES

SISTEMA ADMINISTRATIVO: Sistema de Compras - SCP

Atividade ou processo de trabalho: Elaboração e acompanhamento Plano Anual de Aquisições - PAA.

Objetivos: Subsidiar o planejamento de compras e contratações e a elaboração do Plano de Trabalho Anual - PTA, de forma a assegurar a alocação de dotações orçamentárias adequadas ao cumprimento dos objetivos institucionais da DPEMT.

Base legal e regulamentar associada: Constituição Federal 1988, em especial o Art. 37, XXI; Portaria nº 0486/2019/DPG - Regimento Interno da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso, em especial aos arts. 87, IV, V, 88, I; Instrução Normativa Federal nº 1/2019 (que dispõe sobre o Plano de Anual de Contratações), como referência; Lei nº 8.666/93 - Lei de Licitações e Contratos da Administração Pública, art. 15, § 7º, II.