Compliance Condominial: segurança para o síndico e para os moradores

Compliance é um termo que deriva do verbo inglês “to comply” que significa numa tradução livre “estar em conformidade”. Não se trata de um conceito novo no mundo jurídico, porém, vem ganhado muita força nos últimos anos aqui no Brasil, em especial a partir dos escândalos de corrupção envolvendo agentes públicos e empresas dos mais variados segmentos.

No mundo empresarial o compliance é uma ferramenta de gestão que possibilita a adequação dos procedimentos internos da organização ao que diz a lei, de modo a evitar fraudes ou até mesmo processos judiciais decorrentes da inobservância de itens regulamentares básicos.

Os condomínios, em que pese não sejam empresas na acepção técnica do termo, possuem um elevado número de exigências legais que devem ser observadas pelo síndico. São exigências nas mais variadas áreas, como a trabalhista, previdenciária, cível, criminal, ambiental, tributária, etc. O síndico é aquele que responde juridicamente por cada uma delas, sendo seu dever atuar de modo preventivo e efetivo no suprimento dessas exigências.

Como é de se supor, é praticamente impossível que o síndico domine com eficácia todas as demandas legais que permeiam o condomínio edilício, sobretudo o síndico sem vasta experiência anterior. Nesse sentido, investir parte do orçamento anual em compliance é uma necessidade que urge aos gestores.

COMO SE DÁ A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE COMPLIANCE CONDOMINIAL?

A implantação de um sistema de compliance dependerá sobretudo da realidade de cada condomínio. Existem modelos que vão dos mais simples aos mais complexos e antes de se pensar necessariamente em softwares ou ferramentas específicas nesse sentido, é prioritário entender e trabalhar a cultura do condomínio no sentido de padronizar processos de modo a assegurar a plena efetividade do mecanismo de controle.

É preciso antes de mais nada contar com o suporte de uma administradora comprometida com a gestão, atenta aos compromissos legais e aos prazos de fechamento de balancetes e demais demonstrativos contábeis. Transparência é palavra de ordem quando se fala em compliance, desse modo, todos os atos da administração devem estar disponíveis para os moradores, de modo prático e fácil.

Outro ponto de suma importância é a participação dos conselheiros condominiais neste processo. Há condomínios por exemplo em que o Conselho Fiscal atua como fiscal de cada compra de valor elevado realizada pelo condomínio, atuando com base numa “Cartilha de Compras”. Com essa medida previne-se a ocorrência de fraudes na gestão, sem falar que os próprios recursos financeiros tendem a ser melhor empregados, uma vez que existe um padrão previamente estabelecido para as contratações.

Naturalmente, em todo o processo de compliance condominial é fundamental a presença de assessoria jurídica efetiva. O advogado condominial deve se inserir neste contexto como um consultor, entendendo as necessidades do condomínio e blindando-o em relação aos passivos decorrentes de falhas legais. Foi-se o tempo em que o advogado condominial atuava apenas na cobrança dos inadimplentes. O universo dos condomínios se tornou extremamente complexo e atuação preventiva desse profissional é fundamental para o sucesso da gestão.

Por fim, o próprio síndico deve ter em mente a necessidade da adoção de mecanismos de compliance para que a estrutura funcione a contento. Por exemplo, ele deve ao máximo evitar a informalidade no trato das queixas dos condôminos, deve atuar de modo impessoal e imparcial na gestão dos conflitos e na aplicação das normas regimentais. Além disso, deve ser absolutamente transparente no que se refere ao relacionamento com os fornecedores, atuando preferencialmente, como já dito, por meio de procedimentos pré-aprovados pela coletividade.

Esses seriam os primeiros passos para a implantação de um mecanismo de compliance condominial. Guardadas as diferenças naturais entre condomínios e empresas, é fundamental que os síndicos dediquem tempo a analisar essa realidade. Futuramente trabalharemos detalhadamente cada um desses pontos e o próprio processo de controle.

Até a próxima!