Advogados e estagiários não precisam ir mais ao foro para pedir o desarquivamento de processos

Já está em vigor - desde o dia 2 deste mês - o ato do TJRS que possibilita, via saite do próprio tribunal, a emissão de guias para desarquivamento de processos - nos casos em que a parte não seja beneficiária da assistência judiciária gratuita.

O desarquivamento custará o equivalente a 0,56 URC - ou seja, em junho, R$ 10,64 (uma URC atual tem o valor de R$ 19,00)

A impressão pode ser feita sem ir aos foros, ocorrendo a impressão nos próprios escritórios dos interessados, sem a necessidade de comparecer em cartório, solicitar a guia e efetuar o pagamento.

A Guia de Atos Isolados – GAI, que deverá ser paga, está disponível no Sistema Themis1G (menu processos – custas e guias – custas de atos isolados – cadastrar custas – custas – escrivão – requisição de autos ao arquivo público) e na página do Tribunal de Justiça na internet (menu – processos – guias de pagamento de despesas – GAI – Guia de Atos Isolados – inserir despesa – custas – escrivão – requisição de autos ao arquivo público. Para facilitar o acesso dos usuários, o Espaço Vital disponibiliza um link direto; basta clicar aqui.

O escrivão João Carlos Lopes Brum, da 17ª Vara Cível de Porto Alegre - lembra que "com esta ferramenta, o advogado ou o estagiário imprimem e quitam a guia, sem sair de seu escritório". Ao ser encaminhada a petição de desarquivamente, ela deverá estar instruida com a guia já quitada.

"Com isto, ocorrerá grande agilização no desarquivamento de processos, pois muitas e muitas vezes é requerido o desarquivamento de feitos sem o devido pagamento, ficando o cartório impossibilitado de intimar para a providência, já que não tem o processo em mãos" - assinala o escrivão, que fala em nome de seus colegas das demais serventias.

Confira a nova sistemática

Ato n.º 020 /2008-P

Regulamenta o arquivamento e o desarquivamento de processos judiciais findos junto ao Arquivo Judicial centralizado e dá outras providências.

O Excelentíssimo Senhor Desembargador Arminio José Abreu Lima da Rosa, Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul, no uso de suas atribuições legais, na forma do art. 32 do COJE (Lei n.º 7.356 , de 1.º de fevereiro de 1980) e do art. 42 do Regimento Interno do Tribunal de Justiça, tendo em vista a necessidade de atender ao que consta no processo n.º 22 -08/000048-8, e

Considerando a necessidade de otimizar as rotinas dos serviços que envolvem o arquivo judicial centralizado,

Resolve:

Art. 1.º - Os processos judiciais findos serão arquivados no arquivo judicial centralizado, com exceção daqueles originários do segundo grau.

Parágrafo único - Os processos judiciais findos oriundos dos foros do interior serão recolhidos ao Arquivo Judicial Centralizado somente após 3 (três) anos da data em que arquivados na comarca.

Art. 2.º - Denomina-se recolhimento o primeiro ingresso dos processos judiciais findos, originários do primeiro grau, que em nenhum momento tenham sido registrados no sistema do arquivo judicial centralizado.

Art. 3.º - O recolhimento dos processos judiciais findos será executado pelos serviços auxiliares do Tribunal de Justiça e supervisionado pela direção administrativa.

Art. 4.º - O recolhimento dos processos judiciais findos nos foros do interior e da capital será realizado da seguinte forma:

I - Cada cartório deverá informar à direção do respectivo foro, via e-mail setorial, o número de caixas-arquivo que deverão ser recolhidas; II - A Direção do Foro remeterá ao arquivo judicial centralizado, via e-mail setorial (arqcent@tj.rs.gov.br), as informações recebidas de cada cartório; III - O Arquivo Judicial Centralizado encaminhará as informações recebidas das direções dos foros, via e-mail setorial, para a direção administrativa; IV - A direção administrativa remeterá à direção do foro o cronograma de recolhimento, informando a data, o total de caixas-arquivo a serem recolhidas, bem como o nome e matrícula dos servidores que farão o transporte. na data aprazada, o servidor do cartório, responsável pela entrega das caixas-arquivo, deverá confirmar essas informações junto ao servidor que estiver executando o recolhimento, ficando sob sua responsabilidade a entrega das caixas-arquivo; V - O cartório deverá lacrar as caixas-arquivo com fitas adesivas fornecidas pelo departamento de material e patrimônio;

VI - O cartório deverá elaborar uma listagem, em duas vias, contendo a relação dos números dos processos armazenados em cada caixa-arquivo, das quais uma via será entregue ao servidor que estiver executando o recolhimento e a outra, para conferência e a emissão de recibo, permanecerá arquivada na direção do foro;

VII - Até o recolhimento, as caixas-arquivo permanecerão sob a responsabilidade do cartório, que deverá zelar pelo seu controle e pela atualização da listagem;

VIII - Na data aprazada para o recolhimento, as caixas-arquivo serão organizadas em local adequado e de acordo com a sua numeração, visando facilitar a conferência e a transferência para o veículo de transporte. somente após essa conferência será efetuado o recolhimento e o fornecimento de recibo;

IX - Caberá à direção do foro supervisionar o cumprimento do disposto no inciso anterior e, ainda, o acompanhamento do transporte das caixas-arquivo até o veículo, registrando data, horário de ingresso e saída, placa e nome do condutor.

Art. 5.º - Denomina-se retorno a devolução ao arquivo judicial centralizado dos processos judiciais findos que foram solicitados pelos cartórios de origem, e que regressam para rearquivamento.

Art. 6.º - O retorno dos processos judiciais findos será executado pelos serviços auxiliares do Tribunal de Justiça.

Art. 7.º - O retorno dos processos judiciais findos dos foros da capital para o Arquivo Judicial Centralizado será realizado da seguinte forma:

I - Os processos que estiverem disponíveis para retornar ao arquivo não deverão ser colocados dentro de caixas-arquivo, mas organizados em maços. Cada maço deverá conter no máximo 10 (dez) processos;

II - O cartório deverá remeter ao Arquivo Judicial Centralizado uma solicitação para a retirada desses processos, via e-mail setorial (arqcent@tj.rs.gov.br);

III - Ao Arquivo Judicial Centralizado incumbe agendar e informar ao cartório solicitante a data aprazada para a retirada dos processos, além de identificar o nome e a matrícula do servidor responsável pela retirada;

IV - Na data aprazada, o cartório deverá apresentar uma listagem, em duas vias, para cada maço dos processos que estiverem sendo retirados, das quais uma via será entregue ao servidor que estiver executando a retirada e a outra, para conferência e a emissão de recibo, permanecerá arquivada no cartório.

Art. 8.º - O retorno dos processos judiciais findos dos foros do interior para o arquivo judicial centralizado será realizado unicamente por meio da central de correspondências. As guias de remessa deverão relacionar todos os processos que estiverem retornando, especificando o número de cada um deles e a quantidade de volumes.

Art. 9.º - Quando do recolhimento e/ou retorno dos processos judiciais findos dos foros do interior e da capital, na hipótese de haver discrepância entre os processos e a listagem, bem como no caso de não haver a respectiva listagem, não será efetuado o recebimento dos processos, cabendo ao arquivo judicial centralizado enviar ofício, via e-mail setorial, ao cartório responsável e cadastrar a ocorrência junto à direção administrativa para posterior conferência do fato.

Art. 10 - A solicitação de desarquivamento de processos ao arquivo judicial centralizado será procedida da seguinte forma: I - O pedido será apresentado no cartório em que tramitou a ação, quando se tratar de processos originários do primeiro grau, e no serviço de protocolo do departamento processual do Tribunal de Justiça, quando se tratar de processos originários do segundo grau; II - Os pedidos de desarquivamento, independentemente do grau de jurisdição, processar-se-ão mediante petição, ofício ou memorando, e serão acompanhados da guia de atos isolados – GAI, devidamente quitada; III - Pelo desarquivamento de cada processo, independentemente do grau de jurisdição, o interessado recolherá custas ao Poder Judiciário no montante de 0,56 URC, conforme regimento de custas; IV - O recolhimento das custas de que trata o inciso iii será efetuado mediante guia de atos isolados – GAI, disponível no sistema themis1g (menu processos – custas e guias – custas de atos isolados – cadastrar custas – custas – escrivão – requisição de autos ao arquivo público) e na página do Tribunal de Justiça na internet (menu – processos – guias de pagamento de despesas – GAI – guia de atos isolados – inserir despesa – custas – escrivão – requisição de autos ao arquivo público); V - Fica vedado o recolhimento das custas de que trata o inciso iii mediante documento bancário diverso da guia de atos isolados – GAI; VI - Compete aos cartórios, quando se tratar de processo originário do primeiro grau, e ao departamento processual do Tribunal de Justiça, quando se tratar de processo originário do segundo grau, exigir o recolhimento do valor fixado neste ato, ficando sob responsabilidade do servidor do cartório ou do departamento processual conferir previamente a autenticação bancária comprobatória do pagamento pela parte interessada; VII - Estão isentos das custas previstas no inciso III:

a) Os beneficiários da assistência judiciária gratuita;

b) As pessoas carentes, mediante apresentação de declaração de pobreza;

c) O Ministério Público;

d) A Defensoria Pública;

e) A Procuradoria-geral do Estado;

f) O cumprimento de determinação judicial;

g) O atendimento de requisição de qualquer tribunal;

h) A extração de cópias reprográficas de documentos de relevante valor histórico ou cultural, quando requeridas por entidades qualificadas nestas atividades.

VIII - A solicitação de desarquivamento de processos ao arquivo judicial centralizado será registrada no sistema – arquivo digital – disponível na intranet do Tribunal de Justiça (menu serviços – desarquivamento de processos) e de uso exclusivo dos cartórios. incumbe ao servidor, no momento da inclusão da solicitação de desarquivamento, preencher obrigatoriamente, em campo específico do sistema, o número da guia de atos isolados – GAI ou certificar que se trata de uma das situações de isenção elencadas no inciso VII; IX - O prazo para atender às requisições de desarquivamento será de 3 (três) dias úteis, se provenientes dos foros da capital ou do Tribunal de Justiça, e de 5 (cinco) dias úteis, se provenientes dos foros do interior. a contagem do prazo terá início no dia posterior ao registro da requisição no sistema de desarquivamento do Arquivo Judicial Centralizado;

X - As requisições de caráter urgente, assim determinadas pelo magistrado, deverão ser registradas no sistema do arquivo digital e informadas ao arquivo judicial centralizado via e-mail setorial. nesses casos, o prazo para remessa dos processos desarquivados será de 24 (vinte e quatro) horas; XI - O arquivo judicial centralizado manterá registro cronológico das requisições de desarquivamento que lhe forem solicitadas, identificando os casos de isenção ou informando os números das guias de atos isolados – GAI utilizadas para pagamento, e elaborará relatório mensal em meio eletrônico, que será encaminhado ao departamento de programação orçamentária e receita, via e-mail setorial (dpror@tj.rs.gov.br), para fins de conciliação bancária e demais controles; XII - Não serão aceitos pedidos de desarquivamento de processos com prazo inferior a 30 (trinta) dias do recolhimento ou retorno dos mesmos ao Arquivo Judicial Centralizado, salvo aqueles decorrentes de determinação judicial expressa, que deverão ser encaminhados, via e-mail setorial, pelo respectivo cartório.

Art. 11 - O presente ato entrará em vigor no primeiro dia útil seguinte à data de sua disponibilização no Diário da Justiça Eletrônico, revogando-se as disposições em contrário.