Aleam vai dinamizar arquivos e tornar mais eficiente a busca por documento

A Assembleia Legislativa do Amazonas (Aleam) começou nova etapa no processo de qualificação nas normas ISO 9001:2008, na última semana, ao implantar uma comissão específica para organizar a papelada da Casa – arquivos mortos e vivos – descartando o que não for necessário. “Isso vai tornar mais eficiente a busca por documentos, ao mesmo tempo em que colabora com a reciclagem de papel, que também já faz parte do cotidiano do Poder Legislativo”, apontou o diretor de Documentação, Emerson Lima, que vai coordenar essa etapa.

A nova comissão, definida como Comissão de Temporalidade, será formada, inicialmente, pelas Diretorias de Cerimonial, Recursos Humanos, Procuradoria, Arquivo e Orçamento e Finanças que serão orientadas sobre as normas de gestão documental e arquivos públicos e privados, estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), entidade à qual a Aleam é filiada, e sobre como se adequar a elas.

O diretor Emerson Lima explica que a meta é aprender a catalogar os documentos de acordo com as regras do Conarq e descartar o desnecessário. “Hoje em dia, a Assembleia mantém em seu acervo documentos de 10 ou 20 anos e que, em muitos casos, são documentos que já poderiam ter sido desarquivados e descartados”.

A eficiência dos arquivos de cada setor da Assembleia Legislativa é parte da iniciativa da Diretoria de Planejamento e Modernização que tem promovido treinamento dos servidores no Programa 5S e Auditoria em Qualidade, visitas aos setores da Aleam para sensibilização dos servidores e campanhas de conscientização para o descarte correto de papel e papelão, pilhas e baterias de uso comum e óleo de cozinha usado, visando obter a certificação.

ISO 9001:2008 que é um conjunto de normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão de qualidade para as organizações, independente de sua área de atuação ou tamanho, objetivando promover a normatização de produtos e serviços em prol da permanente melhoria de produtos e serviços.