COM SGD, OAB digitaliza processos e traz facilidades a advogados

Divulgação Funcionárias e funcionários das subseções da OAB durante treinamento em Palmas Em mais um passo de qualificação da administração da OAB-TO (Ordem dos Advogados do Brasil no Tocantins), a instituição iniciou, nesta semana, a implantação do SGD (Sistema de Gestão Documental). Na prática, o sistema digitaliza todos os processos internos da OAB em uma única base de dados, integrando ao CNA (Cadastro Nacional dos Advogados), Conselho Federal, OAB Seccionais e subseções da OAB.

Nesta semana, a OAB-TO e a OAB Nacional ministraram, em Palmas, treinamento para os funcionários e advogados das 14 subseções da Ordem no Tocantins. “Estamos dando um salto de qualidade imenso. Além da economia com material de expediente e tempo, teremos uma agilidade nunca vista em todos os processos internos da Ordem. Comparando, é como se nós tivéssemos o nosso próprio E-Proc”, resumiu o gerente financeiro da OAB-TO, Adail Saldanha.

Com o SGD, todos os processos passam a ser digitais, desde os pedidos de novas inscrições nos quadros da Ordem, até as solicitações das comissões, passando pelos procedimentos do TED (Tribunal de ética e Disciplina). Mesmo com a integração, o sigilo das informações é total, já que o SGD é protegido por senhas e mecanismo de segurança.

Economia

Outro ponto altamente positivo é a economia direta que o SGD vai gerar para a OAB. O sistema foi cedido gratuitamente pela OAB Nacional e a implantação dele (assim como a manutenção) no Estado não teve qualquer custo para a OAB-TO. No mercado, a implantação do SGD custaria R$ 6,6 mil por mês. “Desta forma, além de uma economia imensurável com a agilidade para cumprimento de prazos e não necessidade de gastar em papel, estamos economizando diretamente R$ 80 mil por ano”, ressaltou Adail Saldanha.

Além do Tocantins, Distrito Federal, Roraima, Sergipe e Rondônia já estão digitalizando os documentos via SGD.

Usuários

Os dois primeiros pedidos de inscrição originárias via SGD já ocorreram. Brunna Nogueira Barbosa, 24, foi aprovada no último Exame da Ordem e destacou que o sistema facilita a inscrição. “Foi uma boa medida da Ordem”, destacou.

Já Ravel de Sousa Alves, 28, disse que o SGD é “bastante salutar” e ajuda agilizar os serviços oferecidos pela OAB. “A Ordem estava precisando disso”, destacou.

Confira, abaixo, algumas vantagens básicas do SGD:

Uma das principais vantagens do SGD é que ele é disponibilizado de forma GRATUITA para todas as Seccionais e Subseção, além disso, todas as organizações que utilizam o SGD podem trabalhar de forma integrada com apenas um número de documento, neste caso, o que foi recebido na origem – por exemplo, um documento nasce na Subseção com um número, vai para a Seccional com o mesmo número, chega ao Conselho Federal em grau de Recurso com o mesmo número e retorna para a Seccional o mesmo número que ele ganhou na sua entrada na Subseção – sem falar no ganho histórico de informação que recebeu ao logo de sua vida. Outro ganho é que o SGD é desenvolvido por profissionais do Conselho Federal, está em constante evolução e é totalmente baseado no Estatuto Geral da OAB, onde contém as principais regras da entidade. Caso a Seccional deseja alguma nova funcionalidade que o sistema não contemple, fazemos o levantamento da necessidade e desenvolvemos SEM CUSTO para a Organização.

Para as organizações que adotarem o Processo Eletrônico, temos o Sistema de Despacho Eletrônico Conclusão Relator, este sistema é onde o relator pode emitir seu voto, despacho, etc., em cada processo ao qual ele estiver relatando, com este sistema cai para zero o risco de perda de documento, elimina a morosidade no andamento processual entre outras vantagens que o processo eletrônico traz.

É importante ressaltar que toda a infraestrutura utilizada nos sistemas disponibilizados pelo Conselho Federal da OAB é de responsabilidade do CFOAB, onde podemos destacar a parte de segurança, backup, disponibilidade, armazenamento, etc.

A Seccional fica responsável pela compra dos equipamentos necessários para a implantação do Sistema de Digitalização, os equipamentos são os seguintes:

Para utilização do SGD sem processo eletrônico

• Impressora de etiquetas para identificação (Brother QL-700)

• Rolo de Etiquetas (Ref. DK-2205)

Para utilização do processo Eletrônico

• 1 Scanner A3 e 1 Scanner A4 para o Birô de Digitalização

• Licença de um Software de Digitalização

A ABBY (Software de Digitalização) fechou uma parceria com o CFOAB barateando o custo de um dos melhores softwares de digitalização encontrado hoje no mercado.

Sistema de Gestão Documental - SGD

As informações produzidas, recebidas e acumuladas pelos órgãos e entidades da OAB, no exercício de suas funções e atividades, são registradas em documentos físicos e digitais, que, por sua vez, são preservados nos arquivos, instrumentos essenciais para administração e tomada de decisões.

O sistema SGD possui como principal finalidade a gestão dos documentos internos da OAB, que tramitam diariamente na organização, auxiliando seus gestores na coleta das informações, consulta de históricos e promovendo celeridade no ato processual.

Entre as suas funcionalidades, podemos destacar o controle sistêmico da Pauta de Reunião, que tem como objetivo auxiliar os Órgãos Julgadores na administração processual, provendo as seguintes informações: parte interessadas, relatores, horários das reuniões, atas, publicações em diários oficiais, ementas, acórdãos e informações pertinentes.

Este sistema possui integração com o Cadastro Nacional dos Advogados (CNA), OAB Organizacional e Sistema de Segurança Integrada, possibilitando maior quantidade de dados e informações gerenciáveis.

VANTAGENS

• Número único dentro da Seccional, Subseção e Conselho Federal da OAB, neste caso todos precisam estar utilizando o SGD, para que isso aconteça a Seccional/ Subseção precisa fazer uma simples remessa do documento para que o conselho federal receba o documento com o mesmo número que foi gerado na seccional/ Subseção, se o processo eletrônico já estiver implantado na Organização não será preciso o envio dos Autos pelos correios.

• Controle automático de numeração, neste controle conseguimos zerar o contador anualmente

• Gestão dos documentos na Organização;

• Gerenciamento de documentos e processos por meio digital;

• Eliminação do uso do livro de protocolo

• Remessa em Lote de Documentos

• Aceite em Lote de Documentos

• Acompanhamento do recebimento de petições e movimentação processual;

• Apoio aos Tribunais de Ética e Disciplina com a gestão das sanções disciplinares e produção dos principais documentos como – Ofícios, Certidões, Intimações, etc;

• Apoio a todos os Órgãos Julgadores com a produção dos principais documentos;

• Distribuição automática de processo;

• Distribuição manual de processo;

• Distribuição manual de processo em lote;

• Geração de Pautas de reuniões com lista de presença, Atas de reuniões e publicações no DOU, DJ, etc;

• Divulgação dos andamentos processuais na internet.

• Melhor gestão dos documentos localizados no Arquivo Geral (neste caso quando o documento for digital, basta o setor de arquivo liberar a visualização do documento ao solicitante por tempo determinado, ainda mantem um registro histórico de quem visualizou aquele documento num dado período)

• Relatórios de Relatores como: quantos processos foram julgados, quantos estão em diligência, quantos estão em pauta, quantos foram redistribuídos e a quanto tempo um documento está na mão de um determinado relator sem movimento;

• Emissão de Etiquetas de Protocolo

• Classificação do Documento

• Cadastro completo dos dados necessários do documento

• Rótulos de Documentos

• Configuração e impressão de certidões por setor

• Visualização do Documento Digital

• Incluir PDF pesquisável ao Documento Digital

• Pesquisa de Documentos

• Tramitação de Documentos

• Controle de Envio e Recebimento Documentos (Dispensando o caderno de protocolo)

• Cadastro de Fase do Documento

• Cadastro de Fase do Documento em Lote

• Juntada e Vinculo de Documentos

• Publicação Fases do Documento na Web (se solicitado)

• Enviar dados do Documento por e-mail

• Acompanhamento processual no Pleno, Tribunal de Ética, Corregedoria e outros setores que necessitem acompanhamento processual

• Cadastro de Relator Integrado com o OAB Organizacional

• Cadastro de Revisor, Vista, Embargante Integrado com o OAB Organizacional

• Cadastro de Advogado de Parte Integrado com o CNA

• Controle de Distribuição de Processos

• Controle de prazos para julgamento de processo após cadastrado em pauta

• Relatórios de Protocolos

• Relatórios de Processos

• Pré cadastro online de inscrição de Advogado (Estagiaria, Originaria, Suplementar e transferência), essa está integrada com o CNA e a SGD

Processo Eletrônico - Conclusão Relator

O Sistema Processo Eletrônico – Conclusão Relator tem como objetivo a gestão do processo eletrônico, com ênfase no relator. Este sistema mantém uma base de informações com dados dos documentos digitais distribuídos aos relatores, promovendo assim, controle e celeridade dos processos distribuídos.

Em resumo, sua principal finalidade é associar o Relator com todos os processos no para os quais foi designado. Sendo assim, este mesmo relator terá acesso a todas as informações pertinentes aos processos através da Internet podendo então, emitir votos, colocar em diligência e solicitar informações da secretaria responsável.

Este sistema possui integração com o Sistema de Gestão Documental (SGD), Cadastro Nacional dos Advogados (CNA), OAB Organizacional e Sistema de Segurança Integrada, fornecendo uma quantidade maior de dados e informações gerenciáveis.

VANTAGENS

• Maior celeridade processual;

• Redução nos custos de envio de processo ao relator;

• Visualização das peças processuais através da Internet;

• Realização de tarefas como Incluir Voto e Parecer ao documento digital;

• Evitar a perda processual pelo relator;

• Facilitar a redistribuição do processo;

• Acompanhar o recebimento de petições e movimentação processual;

• Solicitar informação a secretaria responsável.

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