Comissão aprova edital de eliminação de autos findos da JFES*

Após sete anos de atividade, a Comissão de Avaliação e Gestão Documental e de Autos Findos da Justiça Federal do Espírito Santo reuniu-se na tarde de 4 de agosto, na Seção de Arquivo e Depósito Judicial (Cidade Alta), para aprovar o Edital de Eliminação de Autos Findos da Seccional, chegando, assim, à fase final dos trabalhos relativos ao projeto piloto implantado pela Direção do Foro em 2008.

Instituído pela Portaria nº 16-DF, de 15/04/2008, e inspirado em material e planejamento de ações provenientes da Seção Judiciária do Paraná (SJPR), adotados como Manual de Gestão pelo Conselho da Justiça Federal (CJF), o Projeto Piloto para Eliminação de Autos Findos da SJES (Capital e Cachoeiro de Itapemirim) somente teve início em janeiro/2010, devido à mudança de parte do arquivo do edifício Flora Moysés (Rua Duque de Caixas, Centro de Vitória) para o anexo do Edifício Jerônimo Monteiro (na Beira Mar), por falta de espaço para armazenamento e em decorrência de reorganização do acervo no novo espaço, bem como a ausência de espaço apropriado para os trabalhos da Comissão.

Trabalho árduo

A primeira etapa dos trabalhos da comissão iniciou com a localização das caixas-arquivos, a retirada dos processos e a separação por lotes. Foram identificados e separados os processos de guarda permanente (assunto/classe/corte cronológico 1890 a 1973).

A partir daí foi iniciado o exame caso a caso, mediante anotações em lista de verificação correspondente, com a atuação das servidoras Rosane Silvano Minguta e Gilséa Martins Soares, sem prejuízo de suas atividades na Seção de Arquivo e Depósito Judicial (Seard/NAJ).

Em outubro de 2011, passou-se a contar com a colaboração das servidoras, Rosimeri Rocha Costa e Isabel Bosser, então lotadas na 4ª Vara Federal Cível e no Núcleo de Apoio Judiciário (NAJ), respectivamente.

Naquela ocasião, foi feita pesquisa acerca da existência de algum mandado de segurança originário da SJES figurando em precedentes de súmulas. A comissão buscou a orientação do juiz federal Pablo Coelho Charles Gomes, consultor do projeto, em relação aos MS separados por motivo de pendência, em fevereiro de 2015.

“Em maio/2015, contamos com a colaboração da Coordenadoria de Gestão Documental do TRF2, com o envio de um modelo de planilha por eles desenvolvida, destinada a montar a listagem com processos passíveis à eliminação e ao cálculo de guarda amostral, o que nos possibilitou dar continuidade aos nossos trabalhos”, observa a comissão, em relatório.

Da planilha citada, constam todos os dados necessários ao cálculo amostral e à intimação dos interessados para resgate do processo e documentos e, ainda, considerando a possibilidade de busca de dados no Apolo, revelou-se como excelente instrumento.

No entanto, ao dar-se início à montagem da planilha, verificou-se que esta não absorveu o código Tabela Única de Assuntos (TUA), pois essa informação não constava do sistema (processos antigos). Mais uma árdua tarefa. A solução foi lançar o código TUA (tabela única de assunto), processo por processo no sistema.

De acordo com a comissão, essa etapa revelou-se muito dificultosa, já que para a movimentação no Apolo dos processos arquivados há mais tempo, foram necessários relançamento de dados, tais como a efetiva localização física do MS, custas iniciais, nome do advogado, número de volumes, número da caixa-arquivo do arquivamento etc.

A partir de então, cada processo selecionado e analisado foi lançado na planilha, com dados preenchidos automaticamente do Apolo.

Concluída a etapa de lançamentos de dados dos MS na Tabela de Cadastramento de Processos Aptos à Eliminação, atendendo à manifestação da diretora do NAJ, Vera Ely Massariol, feita à Secretaria Geral, o juiz federal José Eduardo do Nascimento, então diretor do foro, encaminhou ofício à Presidência do TRF2 em 24/06/2015, consultando acerca da viabilidade de elaboração do cálculo estatístico, a cargo do Núcleo Estatístico daquele Tribunal.

O Núcleo de Estatística do TRF2 elaborou a guarda amostral das planilhas de MS do Projeto, encaminhada em janeiro/2016.

Passou-se à etapa de identificação na planilha dos mandados de segurança preservados para guarda amostral, com a separação dos processos, rearquivamento no sistema e guarda em caixas-arquivo.

Etapa final

No último dia 4 de agosto de 2017, enfim, a comissão se reuniu para aprovar o edital de eliminação dos autos e teve acesso aos processos separados para guarda amostral e aos que serão eliminados. Também deliberou acerca dos processos de guarda permanente que serão arquivados em caixas identificadas conforme determinação da Resolução nº 318/2014 do Conselho da Justiça Federal.

A minuta do edital com a relação de processos para eliminação já foi encaminhada à Secretaria Geral para ser submetida à Direção do Foro. Os próximos passos serão publicar o edital, aguardar o prazo nele estipulado, selecionar e guardar os documentos de guarda permanente em pasta própria e descartar as peças as quais não houver manifestação de interesse, por meio de fragmentação.

Ao todo serão eliminados 1.123 processos, dos quais 996 são mandados de segurança.

*Fontes: Núcleo de Comunicação Social e Relações Públicas da SJES e Comissão de Avaliação e Gestão Documental e de Autos Findos da SJES