MPAM digitaliza documentos e elimina movimentação de papel em ação ecologicamente correta

O Ministério Público do Amazonas (MPAM) tem trabalhado na eliminação de processos que geram a utilização de papéis, em forma de documentos e que, agora, passam a circular em ambiente virtual. O Projeto de Digitalização das Pastas Funcionais finalizou fez, durante um ano e quatro meses, o escaneamento de 2500 pastas funcionais de servidores e membros, ativos e inativos, do MPAM. A Divisão de Recursos Humanos (DRH – MPAM) digitalizou todas as pastas abrigadas em 38 armários que ocupavam grande espaço físico. O projeto teve a participação de vários setores que contribuíram voluntariamente para o êxito da iniciativa, entre eles, Arquivo, Almoxarifado, Patrimônio, Contratos e Convênios, Conservação e Manutenção Patrimonial, Setor de Infraestrutura e Telecomunicações, DTIC e Sistemas de Informação.

500 mil folhas em ambiente virtual

O trabalho de virtualização dos documentos envolveu todos os servidores da DRH para que todas as páginas fossem escaneadas. Cerca meio milhão de folhas de papel agora podem ser visualizados de forma informatizada. Segundo o Chefe da DRH, Marlon Bernardo, os documentos eram mantidos em desacordo com as normas arquivísticas o que dificultava o acesso à informação armazenada. O novo processo torna mais ágil a comunicação entre setores que utilizam as informações para a administração de trâmites de recursos humanos. “Entre os benefícios gerados com a digitalização estão a reestruturação do layout físico da DRH, criação de uma sala específica para informação de processos, armazenamento adequado dos documentos e disponibilização dos arquivos no Sistema de Gestão de Pessoas (GEP)”, declarou Marlon.

Eliminação de pastas físicas

O processo bem sucedido na DRH do Ministério Público elimina a criação de pastas físicas com a economia de, pelo menos, 30 folhas por pasta. Os dados agora vão direto para o GEP e podem ser acessados diretamente pelos servidores, em pdf, sem a necessidade de deslocamento até o setor. “O novo servidor que passa a fazer parte da equipe do MPAM tem os documentos inseridos diretamente no sistema, sem a necessidade de consumo de papel”, finalizou Marlon. A virtualização transformou a atividade diária do setor haja vista que as consultas são individualizadas e independem de um segundo servidor. Além disso, a diminuição do consumo de papel representa uma atitude ecologicamente correta, dentro do órgão ministerial.