Trabalho não concluído em sua totalidade é sinônimo de serviço mal feito

Por Sérgio Souza Araújo,

ex-escrivão da 7ª Vara Cível de Porto Alegre (1986 a 2003).

É sabido que os cartórios judiciais deste Estado, sem exceção, possuem demasiada carga de trabalho, e em contrapartida, o número de servidores lotados em todas as serventias que fazem parte das 164 comarcas instaladas no Estado, não é compatível para dar cabo de forma eficaz da demanda existente, não obstante amplamente reconhecida a qualidade profissional dos servidores do primeiro grau de jurisdição.

Visando contribuir com os servidores é que a eles ofereço algumas dicas e procedimentos que podem ser úteis no dia a dia dos serviços cartorários, respeitando, no entanto, as peculiaridades de cada serventia.

1) Todo e qualquer processo que tenha, obrigatoriamente, que sair do âmbito do cartório, como por exemplo, em carga com advogados/procuradores/defensores públicos, remessa a outro setor administrativo do foro/tribunal, conclusão a magistrado etc., deverá receber prévia movimentação junto ao sistema de informatização Themis-1G, de modo que se possa aferir a real localização do feito.

2) O cartório deverá diariamente promover a autuação das petições iniciais, providência que evitará o represamento bem como o acúmulo dos feitos. Observar igualmente que o servidor que for o responsável pela autuação também o seja pela movimentação no sistema informatizado e ainda pelo impulsionamento (encaminhamento a seu destino).

3) Os documentos judiciais que tiverem implicância com contagem de prazos processuais (mandados, cartas precatórias, ARs etc), deverão ser objeto de imediato acostamento aos respectivos feitos com simultaneidade de informação junto ao sistema Themis 1G, de modo a propiciar à parte/advogado que pela Internet possa acompanhar tal movimentação.

4) Antes de promover a efetiva juntada de qualquer documento no bojo do respectivo processo, proceder atenta conferência - quanto aos nomes dos litigantes e o número da lide - a fim de verificar se a aludida peça diz respeito, efetivamente, com aquele feito judicial. Com isso se estará evitando a ocorrência de entranhamento equivocado.

5) Procurar ser pragmático na prática dos atos a serem executados. Exemplificando: processo vindo do gabinete do magistrado com determinação de ser remetido à contadoria, distribuição, MP. etc., deverá ser recepcionado de imediato pelo cartório e de pronto enviado ao destinatário, antecedendo-lhe, porém, informação no sistema Themis-1G.

6) Observar, com extremo rigor, que qualquer processo retirado de seu lugar (pilha ou escaninho), e por qualquer razão tenha que voltar para o local originário, deve sê-lo imediatamente.

7) Promover leitura atenta de todas as determinações lançadas nos autos pelo magistrado e que deverão ser objeto de execução pela serventia, de modo a evitar que ocorram cumprimentos vincados pela incorreção.

8) Atentar para o fato de toda a vez que iniciar qualquer tarefa em determinando processo, cumpri-la integralmente, para só depois passar a executar outro trabalho, excepcionando-se, entretanto, os casos que exigem atendimentos de urgência. Não se pode olvidar que trabalho não concluído em sua totalidade é sinônimo de serviço mal feito e isso certamente culminará em "retrabalho" para o servidor.

9) Promover a revisão diária dos escaninhos de prazos, certificando-se os vencidos e dando impulsionamento aos feitos.

10) Manter permanente domínio sobre as movimentações processuais lançadas no sistema Themis-1G, a fim de que as mesmas possam traduzir de forma fidedigna o real andamento dos processos. Constatada a existência de situação anômala promover imediata correção.

11) Processos com audiências de instrução e julgamento aprazadas deverão seguir os seguintes passos: a) informar a data da solenidade no sistema Themis-1G: b) havendo intervenção obrigatória do agente do Ministério Público, remeter-lhe os autos; c) existindo parte atendida pela Defensoria Pública, intimar pessoalmente o defensor nomeado; d) promover a intimação das partes por meio de nota de expediente da audiência designada, e pessoalmente àquela que deverá prestar depoimento pessoal.

12) Todos os processos que forem devolvidos à serventia - de carga, contador, distribuidor, MP, do magistrado etc - , deverão receber imediata movimentação no sistema "autos retornados a cartório", o que evitará a ocorrência de informações contraditórias.

13) Somente fazer conclusão ao magistrado dos autos que efetivamente a ele devam ser submetidos, evitando-se inócuas remessas. A respeito desse tema deve o cartório atentar para o preconizado no artigo 567 da Consolidação Normativa Judicial que trata dos atos de cunho ordinatórios.

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