Gestão dos cartórios tem impacto na morosidade da Justiça

O tempo de tramitação de processos judiciais é comumente apontado como um dos maiores obstáculos, para não dizer, vilões, da Justiça brasileira. Muitos perguntam: Quais são as causas da morosidade da Justiça brasileira? Difícil identificá-las precisamente. Mas é possível sugerir que algumas delas estão ligadas à burocracia judicial e, mais diretamente, aos cartórios judiciais, tema que pouca atenção tem recebido nos debates sobre o aperfeiçoamento e a melhoria dos serviços prestados pelo Judiciário.

Como estão organizados e como funcionam os cartórios judiciais? Que práticas do cartório geram efeitos de aumento e diminuição do tempo de tramitação dos processos? Quais são os integrantes e quem gerencia (ou deveria gerenciar) o cartório judicial? Uma gestão da burocracia cartorial tem possibilidades de melhorar o tempo de tramitação dos processos? Essas são algumas das questões para as quais um estudo buscou trazer elementos esclarecedores.

Um levantamento quantitativo destinado a saber, por exemplo, quantos são e onde estão situados os cartórios judiciais, serviria para direcionar os jurisdicionados a um endereço mais próximo de suas residências (ou não, já que não há projetos direcionados a interiorização da Justiça, com exceção da Justiça do Trabalho). O que se procura é saber que realidade existe por detrás dos balcões dos fóruns.

É preciso conhecer e compreender as dificuldades encontradas, suas fases internas, como se organizam; como o funcionamento e sua organização (ou a falta dela), afetam o andamento dos processos; como seus servidores percebem o exercício jurisdicional que passa por suas mãos, entre outras inexploradas questões.

Para chegar a algumas possíveis respostas, uma equipe de investigadores liderada pela professora Elda Coelho de Azevedo Bussinguer, coordenadora de pesquisa da FDV (Faculdade de Direito de Vitória), encomendada pela Secretaria de Reforma do Judiciário, ouviu magistrados e servidores das Varas Cíveis e Criminais, federais e estaduais, da Região Sudeste, sobre as possíveis causas da demora do processamento das demandas judiciais.

O estudo finalizado no final do ano passado conheceu métodos e técnicas administrativos, operacionais e organizacionais, utilizados em cada um dos juízos, o que fez aos investigadores analisar, comparativamente, as boas e as más práticas da administração, as formas de gestão do trabalho e de pessoas, deixando evidenciado como a gestão e o funcionamento dos cartórios judiciais de primeiro grau influenciam diretamente sobre a morosidade da Justiça.

Muito embora a pesquisa trace um paralelo do funcionamento da Justiça Federal e Estadual, o objetivo do estudo nunca foi mensurar quais das Justiças seriam melhor/pior a serem seguidos/não seguidos. Mas quem sabe ambas possam compartilhar experiências até então exitosas.

Vejamos alguns apontamentos da pesquisa.

Comunicação na primeira tentativa de citação

Na esmagadora maioria (99%) das varas cíveis federais pesquisadas realizam a primeira tentativa de citação por meio de mandado a ser cumprido por oficial de Justiça, e o restante (1% das varas) costuma acontecer por correio. Tal fato certamente se deve a dois fatores: à exceção contida no artigo 222, alínea c, do Código de Processo Civil, que prevê que as citações das pessoas jurídicas de direito público devem ser feitas por oficial de justiça, e à previsão da Lei Complementar 73/93 no sentido de que a intimação dos membros da Advocacia-Geral da União deve ser sempre pessoal.

Quanto às varas cíveis estaduais, a maioria (79%) costuma realizar a primeira tentativa de citação por correio, e o restante (21%) costuma fazê-lo por meio de mandado a ser cumprido por oficial de Justiça.

Nesse caso, embora o Código de Processo Civil preveja que a citação inicial seja realizada por correio, excepcionando a figura da citação por oficial de Justiça, prevista no artigo 222 do Código de Processo Civil, os chefes de cartório consultados, optam por realizar as citações diretamente por oficial de Justiça em razão da ineficiência da citação por correio (que muitas vezes retorna, ou é assinada por quem não tem poderes), o que torna necessária a realização de nova citação, desta vez por mandado.

Segundo eles, a previsão de citação inicialmente por mandado, pouparia tempo e dispêndios de recursos públicos.

Distribuição das tarefas nos cartórios

Na maioria das varas cíveis federais, a responsabilidade pela distribuição de tarefas é exercida pelo próprio chefe de cartório (74% das varas), mas em algumas dessas varas essa responsabilidade é compartilhada com outro servidor, 17% das varas, ou com o próprio juiz (3% juiz e chefe de cartório, 3% juiz e 3% juiz, chefe de cartório e outros).

Já nas varas cíveis estaduais, a responsabilidade pela distribuição de tarefas é exercida de forma quase unânime pelo chefe de cartório, 94% das varas, e só é compartilhada com outro servidor ou com o juiz em alguns poucos casos, 4% chefe de cartório e outro, 1% juiz e chefe de cartório e 1% outro.

Esses dados demonstram, ainda que de forma sutil, haver uma diferença na forma de gestão entre as duas esferas de competência: nas varas cíveis federais a gestão parece ser mais colaborativa enquanto nas varas cíveis estaduais a gestão parece ser mais centralizada na pessoa do chefe do cartóri...