Livros e Documentos Fiscais que a Empresa deve Possuir

Contabilista, enviamos, para seu conhecimento, a l istagem dos Livros e Documentos que as Empresas devem possuir em seus arquivos, para apresentação à Fiscalização, quando solicitado. É importante conferir se esses livros e documentos foram elaborados e se estão disponíveis nos arquivos das Empresas:

Para quem possui empregados, o Livro de Inspeção do Trabalho é o primeiro documento solicitado pelo Fiscal do Trabalho. A sua ausência implica em multa. No âmbito da Prefeitura, é exigida apresentação do Livro Mod. 57.

DOCUMENTOS LEGAIS (Empresas de Prestação de Serviços)

1. Contrato Social;

2. Alterações Contratuais;

3. Cartão de Inscrição no CNPJ (obtido pela Internet)

4. Ficha de Inscrição na Prefeitura (obtida pela Internet)

5. Fichas de Alterações Cadastrais na Prefeitura, se houver.

6. Matrícula no INSS.

7. Auto de Vistoria de Funcionamento e Instalação, da Prefeitura

LIVROS FISCAIS/CONTÁBEIS/TRABALHISTAS

1. Livro de Registro de Recebimentos de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrência - Mod. 57 (Prefeitura;

2. Autorização para Impressão de Notas Fiscais;

3. Livros contendo a DES – Declaração Eletrônica de Serviços;

4. Livro de Inspeção do Trabalho;

5. Livro Diário, devidamente registrado na Junta Comercial, Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou OAB-SP;

6. Livro Razão.

DOCUMENTOS CONTÁBEIS

1. Documentos de Receitas e Despesas desde a constituição da Sociedade, observados os prazos para manutenção e guarda.

2. Pasta com Balanços Patrimoniais Anuais;

3. Pasta com Balanços Mensais, ou comprovação de que os mesmos estão encadernados no Livro Diário ou Razão, para fins de distribuição de lucros isentos de Imposto de Renda na Fonte ou mesmo no caso de a empresa recolher o Imposto de Renda com base em Balanços Mensais.

DOCUMENTOS TRABALHISTAS/PREVIDENCIÁRIOS

1. Pasta de Folhas de Pagamento de Salários;

2. Livros ou Fichas de Registro de Empregados

3. Pasta de Guias de Recolhimento ao INSS (GPS)

4. Pasta de Guias de Recolhimento do FGTS (GFIP);

5. Pasta de Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical Patronal

6. Pasta de Carnês INSS dos sócios, até 03/2003;

7. Pastas de Folhas de Pagamento de Pro-Labore;

8. Pasta de RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;

9. Pasta de Comunicação de Admissão e Demissão ao Ministério do Trabalho - CAGED;

10. Pasta com Dossiês de Empregados, com Exames Médicos de Admissão e Renovação, Contrato de Trabalho e Rescisões Contratuais;

11. Pasta com Comprovantes de Entrega de Vale-transporte ou Documento que Comprove a Desistência.

12. Pasta com Aviso e Recibo de Férias;

13. Pasta de Relação e Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical e Assistencial de Empregados;

14. Pasta com documentos relacionados ao Programa de Controle Medico de Saúde Ocupacional - PCMSO;

15. Pasta com documentos relacionados ao Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA;

DOCUMENTOS FISCAIS

1. Pasta com Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);

2. Pasta com DIRFs - Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;

3. Pasta com DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

4. Pasta com DACON – Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais;;

5. Pasta de Guias de Recolhimento de Taxas de Licença de Funcionamento

6. Pasta de Guias de Recolhimento de ISS;

7. Pasta de Guias de Recolhimento do Imposto de Renda Pessoa Juridica (DARFs do IRPJ);

8. Pasta de Guias de Recolhimento de Contribuição Social sobre o Lucro (DARFs da CSLL)

9. Pasta de Guias de Recolhimento DARFs de I.R. Fonte;

10. Pasta de Guias de Recolhimento DARFs de PIS;

11. Pasta de Guias de Recolhimento DARFs de COFINS;

12. Pasta com comprovantes de compra de Bens (Escrituras, Notas Fiscais, etc), se for o caso;

13. Pasta com Notas Fiscais de Serviços Prestados por terceiros, para comprovar, perante a fiscalização do INSS, se houve ou não retenção de 11% em caso de serviços de empreitada ou cessão de mão-de-obra.

14. Pasta contendo Contrato de Locação do Imóvel da sede, se for o caso.

16. Outros documentos, específicos para a atividade.

Fonte: Aleixo & Associados – Consultores Contábeis S/S Ltda