ATA DE CORREIÇÃO ORDINÁRIA REALIZADA NO 2º OFÍCIO DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS E TABELIONATO DE NOTAS DO MUNICÍPIO E COMARCA DE PORTO VELHO/RO.
Processo Eletrônico n. 006XXXX-90.2015.8.22.1111. Aos vinte e seis dias do mês de outubro de dois mil e quinze, no 2º Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais e Tabelionato de Notas do Município e Comarca de Porto Velho, localizado na Rua Dom Pedro II, n. 637 - Lojas A , presente a responsável Helena Soares Oliveira Carvajal, o MM. Juiz Auxiliar da Corregedoria Áureo Virgílio Queiroz, o MM. Juiz Corregedor Permanente Amauri Lemes, auxiliando-os os servidores Adriana Lunardi, Miscelene Nunes dos Santos Kluska, André de Souza Coelho e Delano Melo do Lago procedeu-se à Correição Ordinária, designada pela Portaria n. 0559/2015-CG, de 19/10/2015, publicada no DJE n. 195 de 21/10/2015. A última correição ordinária realizada pelo Juízo Corregedor Permanente, ocorreu em 29/10/2014, cujos trabalhos foram realizados pelo Dr. Amauri Lemes e pela Corregedoria Geral da Justiça. IDENTIFICAÇÃO DA SERVENTIA - Os serviços do 2º Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais e Tabelionato de Notas desta comarca de Porto Velho foram delegados, em caráter privado a Sra. Helena Soares Oliveira Carvajal, por meio do ato n. 036/1992, publicado no DJE n. 062, em 14/04/1992. Dado início aos trabalhos, foram examinados, por amostragem, os livros, autos e papéis da serventia, constando-se o seguinte: 1 - ADMINISTRAÇÃO E ASPECTOS GERAIS - O horário de funcionamento ao público é das 08:00 às 18:00 horas, em conformidade com o art. 120, § 2º, das DGE. Os serviços foram desenvolvidos sem interrupção das atividades durante a correição. As instalações físicas oferecem condições adequadas de acesso ao público, higiene e segurança para os arquivos, livros e documentos, correspondendo às exigências de qualidade, continuidade, regularidade, eficiência, atualidade, generalidade, modicidade, cortesia e segurança, atendendo o disposto no art. 5º das DGE c/c art. 4º, da Lei 8.935/94. Os móveis, utensílios, máquinas e equipamentos são adequados para a prestação dos serviços, de acordo com o art. 107, III, das DGE. Há espaço para acomodação de usuários, enquanto aguardam atendimento. É utilizado sistema de fichas ou senhas para atendimento aos usuários com numeração adequada ao atendimento preferencial, de acordo com o art. 110, das DGE c/c com art. 4º da lei 8.935/94. São mantidas à disposição dos usuários e dos interessados para consultas relacionadas aos serviços prestados as seguintes edições atualizadas: Constituição da Republica Federativa do Brasil; Constituição do Estado; Código Civil Brasileiro; Lei dos Registros Publicos – Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973; Lei dos notários e registradores – Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994; Diretrizes e Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, atendendo o disposto no art. 112 das DGE. A unidade possui o Livro de Visitas e Correições, de acordo com o art. 121, III das DGE. São arquivadas as atas de correição integralmente, em livro de visitas e Correições, com 100 (cem) folhas, de acordo com o artigo 36, §§ 1º e 2º, das DGE. A unidade procede à alimentação diária do Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa para registro diário das entradas e saídas ocorridas, nos moldes definidos pela Corregedoria Geral da Justiça, em conformidade ao art. 121, IV, das DGE. Vale destacar que o respectivo livro correspondente ao ano de 2014 foi encaminhado para o “visto” do Juiz Corregedor Permanente, conforme expediente apresentado em correição. A unidade possui o Livro de Controle de Depósito Prévio, nos moldes definidos no art. 4º do Provimento n. 45/2015-CNJ, para registro dos serviços que admitam o recebimento de valores condicionados a prática do ato, bem como nos termos do disposto no art. 121, V, das DGE. Os funcionários são devidamente registrados conforme normas trabalhistas, de acordo com o art. 12, das DGE. Verificou-se, por meio do livro de registros de empregados e folhas de pagamento que há os seguintes funcionários registrados na CEI da responsável: 1) Maria Irene Chaves (Tabeliã Substituta); 2) Vânia Oliveira Carvajal (Assessora Jurídica); 3) Eliane Barros de Souza (Escrevente Autorizada); 4) Yasmin Araújo da Silva (Escrevente Autorizada); 5) Jaísse da Silva Rabêlo (Escrevente Autorizada); 6) Rhaissa Sousa Buzatto de Oliveira (Escrevente Autorizada); 7) Deuza do Nascimento Almeida (Escrevente Autorizada); 8) Álan Gomes Cardoso (Escrevente Auxiliar); 09) Renato Queiroz da Silva (Escrevente); 10) Allan Carlos dos Santos (Escrevente); 11) Graziela Pinheiro de Macedo (Escrevente); 12) Alex Gomes Cardoso (Escrevente); 13) Glenda Bezerra Schweppe (Escrevente); 14) Elaine César Santos de Oliveira Marcotto Mari (Auxiliar de Escrevente); 15) Danubia do Nascimento Souza (Auxiliar de Escrevente); 16) Suzane de Almeida Bentes Bezerra (Auxiliar de Escrevente); 17) Luan Mota Araújo (Auxiliar de Escrevente); 18) Jessica Silva dos Santos (Auxiliar de Escrevente); 19) Anayole Eba Ramos da Silva (Auxiliar de Escrevente); 20) Queitiane Cristina de Souza (Atendente); 21) Francisco Alves Brasil Filho (Motorista); 22) Patrícia Pereira de Souza (Auxiliar de Serviços). Existe procedimento de backup ou cópia de segurança para seus arquivos informatizados, de modo a proteger os seus registros contra possíveis sinistros ou acidentes, nos termos do art. 41 da Lei 8.935/94 c/c com o art. 119 das DGE. É mantida cópia de segurança de seus registros em local diverso da sede da unidade do serviço, nos termos do art. 119, parágrafo único das DGE. O delegatário procedeu ao recolhimento do imposto de renda por meio do carnê-leão correspondente ao período de Janeiro/2010 a Setembro/2015, bem como as respectivas guias são arquivadas em classificador próprio, de acordo com o art. 126, VIII, das DGE. As guias de recolhimento de Imposto Sobre a Renda Retido na Fonte - IRRF (folha de pagamento), as guias de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS e as guias de recolhimento da contribuição previdenciária ao Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS, são arquivadas em classificador próprio, por mês de competência, de acordo com o art. 126, VII, das DGE. Existe arquivo das certidões negativas de tributos federais, de contribuições previdenciárias, de quitação do FGTS, que comprovam a regularidade da delegatária quanto a sua situação contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária, de acordo com de acordo inciso II, art. 1º do Decreto nº 6.106 e Provimento Nº 45/2015-CNJ. São lançadas separadamente no Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, de forma individualizada, as receitas oriundas da prestação dos serviços de diferentes especialidades, nos termos do artigo 6º, do Provimento n. 45/2015 do CNJ. O histórico dos lançamentos são sucintos e identificados, com ato que ensejou a natureza da despesa, de acordo com o artigo 6º do Provimento n. 45/2015 do CNJ c/c artigo 130 das DGE. São lançados somente as despesas relacionadas à serventia notarial e de registro, de acordo com o artigo 8º do Provimento n. 45/2015 do CNJ. São arquivados em ordem cronológica e de data de lançamento as despesas do livro caixa, de acordo com o artigo 132, § 3º das DGE. Verificou-se a inserção dos comprovantes de despesas em formato PDF no SIGEXTRA, nos termos do Provimento n. 008-CG, publicado no DJE n. 078 em 29 de abril de 2014. Entretanto, detectamos que as Folhas de Pagamento Analítica são lançadas no SIGEXTRA de forma incompleta (sendo lançada apenas a última folha), conforme os seguintes apontamentos:Outubro/2014, fls.335 (ID n. 138951), Novembro/2014, fls. 351 (ID n. 145811), Dezembro/2014, fls.333 (ID n. 153053), Janeiro/2015, fls. 341 (ID n. 161338), Abril/2015, fls. 349 (ID n. 177787), Setembro/2015, fls. 350 (ID n. 212289), Outubro/2015, fls. 335 (ID n. 138951). 2 - REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS - Livro em uso: a) Livro A – registro de nascimento, A-223, fl. 101, nos termos do art. 568, inciso I das Diretrizes Gerais Extrajudiciais – DGE; b) Livro B – registro de casamento, B -20, fl. 287, nos termos do art. 568, inciso II das DGE, c) Livro B – Auxiliar registro de casamento, BAux-008, fl. 071, nos termos do art. 568, inciso III das DGE; d) Livro C – registro de óbito, C -30, fl. 252, nos termos do art. 568, inciso IV das DGE, e) Livro “C Auxiliar” – registro de natimorto, CAux 002, fl. 568, nos termos do art. 568, inciso V das DGE; f) Livro D – registro de proclamas, D-40, fl. 18, nos termos do art. 568, inciso VI das DGE. A Declaração de Nascidos Vivos contém o número do registro e a data em que o ato foi praticado e são arquivadas em ordem cronológica, nos termos do artigo 572, incisos VII, das DGE. As Declarações de Óbito contém o número do registro e a data em que o ato foi praticado e seu arquivamento é feito em ordem cronológica, de acordo com o artigo 572, inciso IV, das DGE. É utilizada a ferramenta da Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados da ARPEN/SP, para operacionalizar o sistema interligado das Unidades Interligadas criadas nos termos
