TJSP transfere acervo de processos do Arquivo do Ipiranga para Jundiaí

Catalogação passa de 20 mil/ano para 210 mil/mês. Enganam-se os que pensam que os gastos do Judiciário acabam quando sai a decisão final de um processo. Para guardar os chamados “processos findos”, o Tribunal de Justiça de São Paulo gasta R$ 16 milhões por ano, somente com os que estão no Arquivo do Ipiranga. Com o objetivo de economizar R$ 7,6 milhões (47,84% de redução do gasto atual) todo o acervo (9,5 milhões de volumes), será transferido para a cidade de Jundiai. As quatro primeiras viagens foram realizadas na noite de ontem (14). O trabalho será concluído em seis meses, com o transporte de 8 mil caixas/dia. Segundo o presidente do Tribunal de Justiça, desembargador Manoel de Queiroz Pereira Calças, “a lei impõe aos gestores do Tribunal a observância ao interesse público e às empresas, a responsabilidade social”. Nesse contexto, o TJSP e a Iron Mountain Brasil (especializada na prestação de serviços de armazenamento, guarda e gerenciamento informatizado) compartilham escopo comum. Além da economia de recursos, em Jundiaí a catalogação (para guarda ou descarte) terá um salto significativo de redução de tempo. “Pretendemos aplicar nova tecnologia na guarda dos processos que são importantes para a memória do povo paulista, memória do povo brasileiro, mas principalmente para a segurança jurídica do passado, do presente e do futuro”, diz o presidente Pereira Calças. No Arquivo do Ipiranga, até a data de ontem, eram catalogados 20 mil processos anualmente; com a transferência dos processos – ação que o TJSP chama de “Operação Jundiaí”, já que foram necessários vários estudos antes da concretização da mudança – o número de processos catalogados passará para 210 mil/mês, totalizando 2.520.000/ano. Esse salto de produção será bem mais impactante para o cumprimento da Resolução 637/13 (Tribunal de Justiça de São Paulo) e da Recomendação 37/11 (Conselho Nacional de Justiça), que preveem a identificação dos processos, respeitando-se diretrizes e tabela de temporalidade. Para o Judiciário de São Paulo, o resultado dessa catalogação maciça, além da redução de custos, traz a guarda seletiva, pois os que não têm valor histórico serão descartados. Com o intuito de acompanhar os trabalhos e, ao mesmo tempo, agradecer às pessoas envolvidas na operação, o vice-presidente, desembargador Artur Marques da Silva Filho, que preside a Comissão Gestora de Arquivo, Memória e Gestão Documental do TJSP, falou das dificuldades de gerenciamento do grande volume de processos, da preocupação com os documentos de guarda permanente e da necessidade de preservação da memória da Corte paulista. “De acordo com as normas existentes, documentos públicos datados até 1940 e os de valor histórico, probatório e informativo devem ser mantidos em arquivo, nunca descartados. O Tribunal fez a unificação dos arquivos (do Ipiranga e de Jundiaí) para redução de custos e para se evitar a duplicação de gerenciamento.” Artur Marques frisa que o problema da taxonomia é real em razão do grande número de processos arquivados por ano. “São dois milhões, mas a Constituição Federal em seus artigos 215 e 216 fala da preservação da memória. O Tribunal tem que preservar, pelo menos, 5% do volume anual dos processos arquivados. A lei também determina que são de preservação permanente as ações civis públicas, os inventários e partilhas, as desapropriações, as ações relacionadas aos direitos humanos, as relacionadas a acidentes aéreos e ferroviários e ações criminais sujeitas a revisão a qualquer tempo, entre outras”, diz o vice-presidente, que integra o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), do Conselho Nacional de Justiça. Segundo a presidente Raquel Trindade, “a extensão da parceria entre o TJSP e a Iron Mountain Brasil (que em sua logomarca diz que a empresa guarda os pertences mais preciosos dos clientes) demonstra que ambas têm comprometimento com a segurança da informação, expertise e responsabilidade com a questão econômica. O valor principal da Iron é a segurança. Estamos em 50 países com certificações, compliance e auditorias e o TJSP, extremamente conhecido e respeitado, está preocupado em gerar economia e preservar a segurança jurídica e a memória do Judiciário, com serviço de excelência”. Também acompanharam a transferência dos primeiros volumes os integrantes da Iron Mountain Brasil, Raquel Trindade (presidente), Roseli de Fatima Domingues (diretora comercial), Fabio Pereira Santos Filho (diretor comercial associado), Fábio Abrahão (gerente de implantação), Marcos Paulo Justino (gerente de Contas Especiais), David Centamori (gerente de transporte) e Edina Delaiy (diretora de operações) e os servidores do TJSP. Por que transferir? – Pensando na conservação dos processos e documentos de interesse histórico e cultural e – ao mesmo tempo – na progressiva redução do acervo físico, o Tribunal de Justiça de São Paulo, depois de estudo detalhado, está alterando a metodologia utilizada para a guarda de processos arquivados. A ação visa a intensificar a catalogação dos autos e diminuir os custos. “A busca pela eficiência é finalidade única de todos nós, servidores públicos. Essa despesa, com papéis que, muitas vezes, não têm valor algum, sai do bolso do contribuinte, do bolso de todos nós. Vamos racionalizar custos; mas não é só isso, vamos também levar em conta os ganhos do ponto de vista da gestão documental e da preservação da memória histórica do Tribunal de Justiça”, diz o presidente Pereira Calças. “Os esforços financeiros devem ser reservados para a preservação dos que, realmente, têm valor histórico, probatório e informativo.” Comunicação Social TJSP – RS (texto) / AC (fotos) imprensatj@tjsp.jus.br