Curso de gestão documental aborda "Técnicas de Arquivo e Documento Público"

A Assembleia Legislativa de Santa Catarina, por intermédio da Escola do Legislativo Deputado Lício Mauro da Silveira, realizou ontem (20), na Câmara de Vereadores de Joinville, um curso de gestão documental “Técnicas de Arquivo e Documento Público”. Direcionado a funcionários públicos, parlamentares, servidores de escolas municipais e estaduais, e demais interessados no assunto, o encontro promoveu o conhecimento teórico e prático, com uma visita ao acervo de documentos do Poder Legislativo Municipal.

Em sete horas de curso, ministrado pela pedagoga Vera Lúcia Farias, pós-graduada em Políticas Públicas, os participantes tiveram a oportunidade de adquirir conhecimentos específicos visando à capacitação profissional em gestão documental e documento público. Entre os temas abordados, Vera buscou aprofundar as instruções de conservação, restauração e o acondicionamento de acervos, ressaltando a importância de preservar a memória documental de uma instituição. “O povo que não preserva sua história, não tem memória”, observa.

Vera iniciou as atividades falando sobre o “arquivo morto”, termo, segundo ela, utilizado erroneamente por muitos anos. De acordo com a profissional, um arquivo é muito mais do que um depósito de papéis, significa gerar conhecimento, preservar a memória, além de conservar o patrimônio histórico documental de uma entidade pública ou privada. Porém, para conseguir a constituição de um bom acervo há técnicas para manter os documentos organizados, preservados em condições adequadas quanto ao ambiente, à organização e à facilitação de pesquisa. “Para obter êxitos nestes requisitos, o arquivo precisa de procedimentos rotineiros, denominados técnicas de arquivo”, revela.

Entre as técnicas apresentadas, Vera explicou que documentos como papéis, fitas, filmes, fotos, CD s, disquetes, entre outros, devem ser guardados em locais seco e limpos longes de janelas que facilitam a umidade, o sol e o calor excessivo. Outra observação feita foi que, ao receber projetos ou documentos para arquivar, o arquivista deve conferir a numeração de folhas, a sequência numérica e a rubrica, juntamente com as anotações. “Quando o documento for recebido por fax, é necessário que se faça uma cópia para arquivar junto ao documento original. Isso garante a informação contida no futuro. Já as mídias virtuais devem ser identificadas com etiquetas e para as fotos etiquetas com a data e evento”, destacou.

Com relação ao procedimento de conservação das informacoes, Vera salientou que a numeração das folhas e a assinatura garantem a autenticidade dos documentos. As proposições e documentos que não atendem aos procedimentos necessários a sua satisfatória compreensão necessitam de um tratamento pós-arquivamento com serviço de limpeza dos papéis, colagem das capas, correção de folhas, retirada de grampos, entre outros. “Além de organizados, estes documentos devem ser microfilmados ou escaneados. Estes procedimentos visam a preservação dos documentos e a saúde dos servidores que os manuseiam”, explica. (Tatiani Magalhães)