Adequação de empresas B2B para a Lei Geral de Proteção de Dados

Já se passaram alguns anos desde o início de vigência da Lei Geral de Proteção de Dados, porém ainda persiste alguma crença, no mundo corporativo, de que empresas B2B, que são aquelas cujas relações comerciais acontecem somente com outras empresas e não com o público de consumidores finais, poderiam conduzir suas atividades sem maiores preocupações quanto a adequação de suas rotinas e procedimentos para esta nova lei. Acontece que a LGPD abrange não somente pessoas físicas que estejam envolvidas em relações consumeristas. É uma lei que se aplica a todas as operações de tratamentos de dados pessoais, inclusive aquelas realizadas a partir de demandas do poder público e até mesmo atividades privadas, realizadas por pessoas naturais.

A dúvida sobre a necessidade das empresas B2B promoverem, ou não, um Programa de Adequação para a LGPD se dissipa quando se observa a própria definição de dado pessoal, apresentada de forma bastante objetiva no seu inciso I do artigo 5º: “informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável”. Frente a tal definição, é notório que os dados que possam, de alguma forma, identificar uma pessoa natural, precisam ser entendidos, considerados e tratados como dados pessoais.

Sob o prisma das empresas que atuam unicamente no mercado B2B, a realidade não difere tão fortemente quanto a forma de realizar suas atividades do dia a dia, permanecendo a necessidade de fomentar relacionamentos com pessoas naturais que precisam ser identificadas. Afinal, empresas são fundadas, gerenciadas e representadas por pessoas naturais. O objetivo deste artigo é trazer a lume as principais atividades que envolvem dados pessoais dentro do contexto de empresas atuantes exclusivamente no mercado B2B, sem a pretensão de esgotá-las. Vamos a elas:

1. Dados pessoais dos colaboradores

Empresas costumam ter empregados e a coleta de seus dados pessoais é inevitável, inclusive para o cumprimento dos aspectos legais da relação trabalhista. Já os colaboradores em relação fixa mensal, por CNPJ, de igual maneira necessitam um mínimo de fornecimento de dados pessoais para viabilizar a prestação de seus serviços, pois esta relação demanda a assinatura de um contrato, com a devida qualificação dos representantes legais da subcontratada, bem como, a liberação de acesso às dependências físicas aos sistemas e às plataformas tecnológicas utilizadas pela empresa. Estes dados pessoais precisam ser tratados com todo o zelo e cuidado que a lei exige, reduzindo riscos operacionais decorrentes, dentro outros, da regulação da ANPD, da autorregulação do mercado e de eventuais ações trabalhistas que incluam indenizações por danos morais originados pela exposição desnecessária ou inadequada da privacidade dos colaboradores da empresa.

2. Dados pessoais dos sócios e representantes legais da empresa

Dados pessoais dos sócios e representantes legais da empresa são corriqueiramente demandados, sempre que houverem exigências legais, na qualificação dos contratos firmados pela empresa, nas atividades dos prepostos, em reuniões externas, dentre outras atividades. Cabe relembrar que a LGPD demanda o registro de todas as operações de tratamento de dados pessoais realizados pela empresa, com sua devida justificativa legal.

3. Dados pessoais de sócios, representantes legais e colaboradores dos fornecedores

O relacionamento com outras empresas acontece, quase que inevitavelmente, através de pessoais físicas, naturais e identificadas em seus cartões de visita, na assinatura de e-mails e na qualificação dos sócios, bem como de representantes legais, nos contratos firmados entre elas. Estes dados pessoais costumam constar também nos sistemas e planilhas eletrônicas da empresa e em documentos, físicos e digitais, que são por ela armazenados, muitas vezes, por tempo indeterminado.

4. Dados de pessoas de contato, em leads e prospects

As ações de marketing ativo no mercado B2B, para ser bem sucedidas, precisam ser direcionadas a pessoas específicas, dentro das empresas. Estes dados chegam à empresa por diversos canais, que podem incluir os contatos recebidos pelo website da empresa, os cartões de visitas e planilhas de contatos recebidos em decorrência da participação em eventos, dentre outros. Estes dados pessoais costumam compor planilhas eletrônicas gerenciadas pelo responsável pelo marketing da empresa, que as utiliza como insumo em sistemas de mensageria, que em geral, são ferramentas desenvolvidas por terceiros para ser utilizadas com finalidades que incluem o envio de newsletters, ofertas de produtos e serviços e atualização de informações sobre a empresa. O controle adequado dos dados, assim como seu devido mapeamento, se faze importante não somente para a preservação da privacidade dos titulares, mas também, porque é direito do titular de dados ser informado sobre a origem destes dados e a informação das finalidades que justificam sua guarda.

As atividades acima apresentadas não têm a pretenção de serem exaustivas, pois o objetivo deste artigo se limita a trazer ao leitor à consciência sobre a importância de todas as empresas promoverem, em algum momento, um programa de adequação para a Lei Geral de Proteção de Dados, o que inclui, como foi observado, também aquelas empresas que atuam exclusivamente no mercado B2B.