Cartório do Futuro: a segunda onda da revolução do processo digital

Em 2006, uma inovação começou a agitar o Judiciário brasileiro. Aprovado em lei, o processo digital se transformou em uma realidade, que foi se solidificando ano a ano pelos órgãos públicos do país, tendo o Sistema de Automação da Justiça (SAJ) como responsável pela gestão de mais de 60% dos 74 milhões de processos que tramitam na justiça estadual. A segunda onda da revolução digital começou a ser soprada no Brasil em 2013, com o surgimento de práticas conhecidas como Cartório do Futuro.

Concebido para dar mais agilidade ao trâmite processual e já presente em, pelo menos, quatro estados, a ideia é uma semente que, aos poucos, está sendo disseminada. Se enraizada pelo país, poderá atuar como uma aliada no combate à morosidade da Justiça.

O modelo possui nomes e características diferentes, de acordo com a região. Mato Grosso do Sul, Ceará, Santa Catarina e São Paulo são estados que o utilizam, já colhendo resultados positivos com relação à celeridade. A inovação acaba com o conceito de cartório tradicional, permitindo que os servidores de uma central atendam a diversas varas do mesmo estado, seguindo um mesmo padrão de procedimentos.

Mato Grosso do Sul e a CPE

Há pouco mais de dois anos uma revolução começou a ser ensaiada no Centro-Oeste brasileiro. A capital sul-mato-grossense Campo Grande foi a escolhida pelo Tribunal de Justiça do Mato Grosso do Sul (TJMS) para a implantação do projeto-piloto da Central de Processamento Eletrônico de Feitos Judiciais (CPE). Regulamentada em lei estadual em maio do ano passado, em junho a Central começou a funcionar efetivamente.

Conhecida como “Cartório do Futuro”, a inovação consiste em uma central que reúne servidores responsáveis por atender a diversas varas, o que acarreta em uma diminuição do número de processos por unidade. No próximo ano, todas as atividades e funcionários da CPE, que hoje são divididos em dois locais, ficarão concentrados em um único prédio, que já está sendo construído e tem previsão de entrega para a metade de 2016.

Atualmente a CPE atende a 26 varas do Juizado Especial Adjunto, 21 de Execução Penal, três de Violência Doméstica, uma de Execução Fiscal Municipal e uma de Crime Residual. A divisão dos processos é feita por coordenadorias.

“O processo chegou, tem que ser cumprido de imediato. Temos comarcas em que houve uma redução considerável do número de processos em andamento”, garante a diretora da Secretaria Judiciária de 1º Grau, Conceição Pedrini. Ela diz que, para que haja celeridade, é necessário fazer uma avaliação diária para verificar o que está paralisado.

Dos funcionários que trabalham no Cartório do Futuro, uma parte é transferida de outros setores e outra é admitida por meio da abertura de novos concursos. No total são 150 postos de trabalho, cada funcionário atende de duas a três varas. A central, a despeito do que ocorre em cartórios comuns, funciona em dois turnos, de manhã e à tarde.

A diretora do departamento de sistemas jurisdicionais, Liriane Aparecida da Silva Nogueira, acredita que a criação da CPE proporcionou um trabalho mais qualificado, a padronização de procedimentos, uma equipe menor e centralizada e uma diminuição drástica da quantidade de processos de algumas varas.

Liriane diz que seria impensável a construção de algo similar à CPE se não existisse o processo digital, pois a central atende a varas de todo o interior e 85% dos processos do estado tramitam eletronicamente por meio do Sistema de Automação da Justiça para Tribunais (SAJ Tribunais).

Para ela, se o processo digital e o Cartório do Futuro fossem adotados por todo o país, a lentidão da Justiça poderia não acabar totalmente, pois isso também dependeria das leis e recursos, mas melhoraria muito na parte que compete ao Judiciário. “A CPE está o tempo todo em evolução. Eu acredito que melhoraria demais”, afirma.

Secretaria Única no Ceará

A inovação, silenciosamente, começou a se alastrar. Mato Grosso do Sul (MS) recebeu a visita de representantes de outros estados, entre eles, de membros do Tribunal de Justiça do Ceará (TJCE) que, inspirados pelo que viram, começaram, em dezembro de 2013, a instalação da Secretaria Única, que entrou em pleno funcionamento no início do ano passado.

“A estrutura é idêntica”, afirma o chefe de atendimento ao usuário do Departamento de Informática, Ésio Lima Verde. O modelo cearense atende atualmente varas de competência da Fazenda Pública, 15 no total. Ele permite que sejam concentrados serviços como execução de despachos, decisões e sentenças, otimizando recursos humanos e tecnológicos.

Segundo Lima Verde, existe a previsão que a competência Família seja contemplada também pela Secretaria Única no próximo semestre. Quanto ao futuro, ele diz que a ideia é que o modelo abranja todas as competências possíveis, mas que isso depende de regulamentação.

Santa Catarina e o DRT

As boas práticas de MS também chamaram a atenção do Tribunal de Justiça de Santa Catarina (TJSC), que implantou, em 2014, a Divisão de Tramitação Remota (DRT), uma evolução do Cartório Remoto do Processo Eletrônico (CREPE). O modelo é equivalente ao Cartório do Futuro, mas adaptado à realidade catarinense.

A DRT atende às competências de Execução Fiscal, Penal, Execução Penal, Execução de Título Extrajudicial, Cumprimento de Sentença e Bancária. Está dividida em alguns locais. “A base é Florianópolis — as chefias — mas temos servidores em diversos locais do estado. Estamos mudando o conceito da lotação dos servidores para o conceito de atribuição”, explica o juiz corregedor do Tribunal de Justiça de Santa Catarina (TJSC), Paulo Roberto Froes Toniazzo.

O magistrado diz que, com o atual modelo, o servidor pode estar em qualquer comarca e trabalhar para qualquer DRT, cuja chefia pode estar em outro local. Inclusive, há uma funcionária no Canadá que trabalha na DRT da divisão bancária.“Com esse conceito de cartório em nuvem, basta a pessoa se conectar e ela está apta a trabalhar”, garante. Ele diz que a prática é muito moderna e possibilita a potencialização dos recursos humanos disponíveis.

A adoção do modelo por todo o Estado é uma possibilidade, segundo o juiz. Ele diz que, com exceção de algumas varas, como as de Família, Infância e Juventude, onde há conflitos muito personalizados, é possível expandir os trabalhos, automatizar e dar o mesmo tratamento em todo o Judiciário catarinense. Segundo Toniazzo, com a DRT o cidadão ganha celeridade, prestação jurisdicional ágil e uma resposta eficiente à morosidade da Justiça. “Certamente, é a segunda onda da adoção do processo digital”, assegura.

UPJ em São Paulo

Em sintonia com os outros estados, o Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP), considerado o maior do mundo, onde o acúmulo de processos era de 3% ao ano, também aderiu, em novembro do ano passado, ao Cartório do Futuro, inaugurado no Fórum João Mendes, em São Paulo (SP).

Com o nome oficial de Unidade de Processamento Judicial (UPJ), o modelo reuniu um acervo de 18 mil processos e redistribuiu os servidores de cinco varas cíveis, da 41aà 45a, do Foro Central, em um cartório unificado e organizou equipes em 10 gabinetes de magistrados.

Com as mudanças, as atividades de processamento foram separadas das decisórias, buscando aumentar a especialização. Nos gabinetes, os servidores ficaram responsáveis pela elaboração de minutas de despachos, sentenças e decisões interlocutórias, sob supervisão e orientação dos magistrados.

“O cartório passou a contar com uma equipe ampliada e não mais organizada em seções-estanque, mas em equipes de trabalho, para movimentação processual, cumprimento de decisões e atendimento ao público”, informa o juiz assessor da Presidência do TJSP, Antônio Carlos Alves Braga Junior.

No formato de cartórios tradicionais, os servidores podem ter as atividades interrompidas a qualquer momento, já que existe um contato com o balcão, onde ocorre atendimento ao público externo, chamadas ao telefone e interferências constantes. No Cartório do Futuro isso não acontece. Para evitar distrações e aumentar a celeridade do Judiciário, os funcionários encarregados da parte de movimentação e processamento são isolados da área de atendimento, que é utilizada apenas por servidores encarregados desse tipo de atividade.

O TJSP também implantará, no segundo semestre, a Unidade Remota de Processamento Digital (URPD), que não terá vínculo com nenhuma vara e poderá trabalhar com qualquer processo do Estado. Nela, o isolamento será total, pois por se tratar de uma unidade remota não haverá área de atendimento, permitindo que a dedicação seja exclusivamente voltada ao trabalho interno.

“Ambas, UPJ e URPD, são consequências diretas do processo digital que, de um lado, faz desaparecerem atividades próprias do processo em papel e, de outro, faz desaparecer a imposição de um local físico de trabalho. Antes, precisávamos trabalhar onde o processo estava. Agora, podemos trabalhar em qualquer lugar”, garante o juiz.

Conforme o magistrado, o processo digital, por si só, reduz de 50 a 70% o tempo de tramitação de uma ação, pela simples eliminação de atividades próprias do papel. O uso da tecnologia já é uma velha prática do TJSP, que desde 1997, época em que os processos só tramitavam de forma física, já utilizava o Sistema de Automação da Justiça (SAJ) para gerenciá-los de forma eletrônica.

Braga diz que não se pode, simplesmente, implantar o processo digital e manter as tradicionais estruturas cartorárias. Para ele, a implantação precisa estar acompanhada de revisão de modelos, com especial atenção aos aspectos: flexibilidade nas estruturas e formas de organização de pessoas; troca de atividades manuais e repetitivas por intelectuais e quebra da ideia de local fixo para o trabalho.

“Se chamarmos de Cartório do Futuro toda nova organização de pessoas e processos de trabalho que leve em conta, centralmente, a mudança vinda com o processo digital, esse modelo contribuirá para atacar a lentidão da Justiça”, garante o magistrado. Veja a reportagem original em SAJ Digital.